Dedicare sempre il numero giusto di persone con le adeguate competenze per eseguire un particolare lavoro: questo è quello che consente di fare un buon sistema per il workforce management, potendo anche avere sempre a disposizione indicazioni su come si stanno comportando i singoli dipendenti.Un esempio tipico dell’impiego di un sistema per il workforce management è quello della gestione di un call center, dove è necessario organizzare correttamente le presenze e le attività di più persone per avere la certezza di poter far fronte a un preventivato numero di chiamate, messaggi o e-mail con un adeguato numero di agenti e con le adeguate competenze.
Va da sé che un simile sistema, che consente di avere un valido aiuto nell’ottimizzazione dell’impiego risorse umane, offre un contributo sostanziale alla produttività aziendale.
È importante ricordare che quello del workforce management non è un concetto nuovo. Per decenni le organizzazioni hanno automatizzato i processi di gestione della forza lavoro per ottenere risultati migliori. Anzi, il monitoraggio delle presenze è stato addirittura uno dei primi processi a essere automatizzato in ambito aziendale. Il concetto si è, però, evoluto significativamente nel corso degli anni e ora il workforce management è impiegato in organizzazioni tecnologiche e dipartimenti per le risorse umane in modo da monitorare e migliorare l'efficacia e l'efficienza del lavoro.
D’altra parte, negli ultimi due anni, la natura del lavoro si è evoluta a un ritmo mai visto prima. Così ai dipendenti oggi non basta più presentarsi sul luogo di lavoro e svolgere le proprie mansioni. Ora devono essere aggiornati su nuovi requisiti di sicurezza e salute e sulle procedure che cambiano. Questo vale in particolar modo per chi lavora a ore in ambienti come la produzione, i servizi o la vendita al dettaglio. La tecnologia sta evolvendo di conseguenza per soddisfare le crescenti esigenze dei datori di lavoro e dei dipendenti stessi e questo sta modificando i modi in cui vengono gestiti interi gruppi di lavoratori.
Nella sua “Market Guide for Workforce Management Applications”, Gartner sostiene che molte organizzazioni puntano a trasformare l'esperienza dei dipendenti investendo in applicazioni di workforce management come parte della tecnologia di gestione del capitale umano e delle iniziative di trasformazione digitale del posto di lavoro.
Secondo Gartner, il fatto di adottare un moderno workforce management riveste un ruolo sempre più importante per le aziende di tutte le dimensioni, soprattutto quelle con lavoratori assunti a ore e con operai. L'80% delle grandi imprese dovrebbe investire in tali sistemi entro il 2025, afferma Gartner. E aggiunge che, sempre entro il 2025, almeno il 45% delle grandi imprese con lavoratori pagati a ore e una domanda di lavoro variabile utilizzerà sistemi automatici per guidare le decisioni di pianificazione della forza lavoro.
Gartner raccomanda, poi, di investire in soluzioni che supportino le comunicazioni dei dipendenti con funzionalità di messaggistica (sottolineando che sono particolarmente utili per quei dipendenti che potrebbero non avere un indirizzo email aziendale), l'apprendimento continuo, e offrano funzionalità di sondaggio per richiedere feedback e valutare il morale dei dipendenti nei momenti difficili (come quando una persona ha lavorato per troppi turni consecutivi e potrebbe essere a rischio burnout).
Come si diceva, uno dei benefici che si può ottenere dalle soluzioni per il workforce management è l’ottimizzazione della produttività aziendale. Ma come fare? In parte questo lo abbiamo già visto, nel senso che molto spesso il workforce management è usato per migliorare l’esecuzione delle attività da parte dei lavoratori pagati a ore o degli operai. Questo è un primo passo verso l’ottimizzazione della produttività aziendale, ma non è abbastanza. Come sottolinea ancora Gartner, stanno però aumentando la domanda e l’impiego delle soluzioni di workforce management anche negli uffici, per gli impiegati e per certa parte del management. Per esempio, l’impiego del workforce management può ridurre il carico amministrativo dei manager, consentendogli di risparmiare tempo da dedicare ad altre attività.
Questo coinvolgimento dei colletti bianchi rende le soluzioni di workforce management strumenti realmente in grado di ottimizzare la produttività aziendale nel suo insieme. Da sottolineare in questo senso che una soluzione per il workforce management può fornire una visione in tempo reale del conteggio del personale, i costi esatti, e dove ci può essere un eccesso di spesa per turno calcolato in funzione della conformità. Viene così offerta ai responsabili del personale la possibilità di prendere decisioni rapidamente e regolare di conseguenza i livelli di personale nel corso della giornata. In questo modo, le aziende possono essere più efficienti nel controllare i costi del lavoro e possono ottimizzare le operazioni in tempo reale.