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Un sistema per il workforce management è basato su un software e un insieme integrato di processi di cui si può avvalere un'azienda per ottimizzare la produttività dei suoi dipendenti. Per avere un efficace workforce management è necessario partire anzitutto da una previsione accurata del fabbisogno di manodopera. Questa è un’informazione fondamentale per programmare le attività del personale in modo che vengano eseguiti particolari compiti su base oraria o giornaliera.
Le funzioni che fanno la differenza in un software per il workforce management
I software per il workforce management permettono alle organizzazioni di ottenere precise indicazioni inerenti all’impiego delle risorse umane, come il numero di persone necessarie per completare una particolare attività in un dato periodo del giorno, della settimana o del mese. Aiutano anche a tracciare le prestazioni quotidiane dei dipendenti.
Come detto, una parte importante del workforce management è sicuramente la pianificazione. Tuttavia, ci sono alcune altre funzionalità che non dovrebbero mancare per rendere il software per il workforce management particolarmente efficace. Vediamo quali sono.
Presenze e schede attività
Nel software di workforce management non devono mancare funzioni per gestire orario e presenze. Ciò riduce il costo del “furto di tempo”, un problema importante per il lavoro organizzato a turni. Con la tecnologia di geofencing (tracciatura dei movimenti) e acquisizione di foto, il software di workforce management fornisce una soluzione avanzata per il monitoraggio del tempo. I dipendenti possono timbrare l'ingresso e l'uscita tramite il proprio smartphone, consentendo ai manager di mantenere una visione real time del personale in relazione alle posizioni dei singoli individui. Le schede attività sono, quindi, in grado di contabilizzare automaticamente il tempo lavorato rispetto al tempo programmato, consentendo al team di gestione delle paghe di garantire che il personale sia retribuito correttamente. Ciò elimina i comuni errori del libro paga e riduce il tempo impiegato per la raccolta manuale dei dati richiesti.
Gestione assenze del personale
La pianificazione online della forza lavoro digitalizza il compito amministrativo della gestione delle ferie. Piuttosto che operare con moduli di richiesta cartacei e tramite un processo manuale che richiede tempo, beneficia di un semplice flusso di lavoro accessibile a tutti i membri del team, dalle risorse umane ai singoli dipendenti. L'aggiornamento a un sistema di gestione delle assenze standard è la capacità di andare oltre le ferie annuali. Il software di workforce management consente agli utenti di tenere traccia di tutto, dalla malattia, alle ferie, alla maternità/paternità. Con questi dati archiviati in un'unica posizione, i manager possono rimuovere i processi duplicati, visualizzando, approvando o rifiutando facilmente le richieste in più sedi.
Reporting automatico
Il software di workforce management è estremamente utile quando si creano report basati su dati aziendali. Non solo. Può anche consentire di automatizzare parte di questo processo. Ci sono, infatti, software che inviano automaticamente report ai vari reparti all'interno dell'organizzazione. Ancora più importante, questi rapporti possono essere redatti in modo specifico per i manager a cui vengono inviati e questo elimina la necessità che se ne occupino le risorse umane.
Inoltre, alcuni software di workforce management consentono di integrare la reportistica con i dati di altre suite analitiche, come per esempio la Business Intelligence, risultando quindi particolarmente utili ed efficaci.
Programmazione automatica
L'automazione e l'ottimizzazione del workforce management sono una caratteristica molto interessante, da tenere assolutamente d'occhio. Più comunemente chiamato autoscheduling, questo processo utilizza una tecnologia algoritmica di intelligenza artificiale per risparmiare tempo nella gestione e poterlo dedicare ad attività a maggior valore. Il risultato dell’autoscheduling è una pianificazione ottimizzata che non solo migliora l’esperienza dei dipendenti ed è in linea con il budget, ma è anche perfettamente coerente con la domanda prevista dei clienti.
Integrazione e supporto multipiattaforma
Un software di workforce management in grado di integrarsi con altri sistemi richiederà molto meno tempo e costi più contenuti per l'implementazione. Inoltre, integrandosi con un software aggiuntivo, aumenta le proprie capacità e fornisce agli utenti un'esperienza più completa. Per esempio, le aziende possono integrare servizi di buste paga, di reportistica e di controllo della qualità per consolidare il più possibile le informazioni.
Inoltre, in molte organizzazioni lo smart working e il remote working sono ormai una realtà e i dipendenti utilizzano i loro personal computer per svolgere la propria attività, il che può causare problemi ad alcune applicazioni. Per questo sarebbe bene che il software per il workforce management offrisse il supporto multipiattaforma, in modo da consentirne l’utilizzo indipendentemente dal sistema operativo utilizzato.
