Il soft facility management sta diventando sempre più centrale per le organizzazioni che vogliono migliorare la qualità degli ambienti di lavoro e aumentare la produttività. Un tempo considerati puri e semplici servizi di supporto, i soft services stanno assumendo un ruolo chiave nella competitività d’impresa e nella capacità di generare valore. Non a caso, il mercato globale del soft facility management, stimato in 770 miliardi di dollari nel 2024, è destinato a superare i 1,2 trilioni entro il 2033, con una crescita annua composta del 5,3%.
L’impatto del soft facility management sulla capacità di generare valore
Per capire perché il soft facility management stia assumendo un ruolo sempre più strategico per le organizzazioni, è utile partire da una sua definizione e ripercorrerne il cammino, parallelamente ai cambiamenti che hanno trasformato il modo di lavorare e vivere gli spazi aziendali.
Cosa si intende per soft services
Con soft services si intendono tutti quei servizi che, pur non riguardando gli impianti tecnici o la manutenzione strutturale degli edifici (hard facility management), hanno un impatto diretto sulla vivibilità, l’organizzazione e l’efficienza degli ambienti di lavoro. Tra questi rientrano, ad esempio:
- Pulizia e igiene ambientale;
- Reception;
- Gestione della posta e del fattorinaggio;
- Archiviazione documentale;
- Cura del verde;
- Gestione dei rifiuti;
- Servizi di logistica interna;
- Servizi di vigilanza.
Un elenco come questo, peraltro non esaustivo, sufficiente per chiarire quanto i soft services siano determinanti per la vivibilità degli ambienti, per la produttività operativa e per il rispetto delle normative, sia quelle generali che quelle settoriali. Eppure, per molto tempo, questi servizi sono stati considerati semplicemente un costo da contenere, spesso attraverso logiche di appalto al massimo ribasso o la frammentazione dei fornitori.
Il nuovo ruolo del soft facility management
Oggi, le aziende riconoscono il legame tra la qualità dei servizi di soft facility management e la produttività dell’organizzazione, ma anche la sua capacità di attuare modelli di lavoro moderni nonché di attrarre e trattenere i migliori talenti. Accoglienza, logistica interna, gestione documentale e cura degli spazi contribuiscono, in modo più o meno marcato, a costruire un ambiente favorevole al lavoro, alla concentrazione, alla collaborazione e alla relazione con il cliente.
Osservando gli uffici, è evidente come negli ultimi anni il paradigma lavorativo sia profondamente cambiato. La diffusione di modelli ibridi, la maggiore flessibilità e il nuovo equilibrio tra vita privata e professionale hanno trasformato le aspettative delle persone, rendendo l’ufficio non più una presenza obbligata, ma una scelta consapevole. Ma affinché l’ufficio venga percepito come desiderabile, deve offrire qualcosa in più: benessere, servizi efficienti, ambienti curati e supporto reale all’attività lavorativa.
Il benessere dei dipendenti, in particolare, è un elemento chiave per via del suo legame diretto con la produttività. Secondo uno studio dell’Università di Oxford, i lavoratori felici risultano in media il 13% più produttivi, mentre Gallup stima che le perdite economiche generate dal malessere organizzativo ammontino al 9% del PIL globale. In quest’ottica, investire in soft facility management significa mettere le persone nelle condizioni di lavorare meglio: più motivate, più serene, più produttive. Significa anche ridurre le assenze, il turnover, facilitare l’onboarding, aumentare l’engagement. E tutto questo si traduce in valore misurabile per l’azienda.
Dalla frammentazione alla gestione integrata dei soft services
I soft services da gestire possono essere decine. Pulizie, reception, archivi, logistica interna, cura del verde, gestione rifiuti e accoglienza, ognuno con le sue specificità, i suoi standard, i suoi flussi. E ogni volta che il numero di attività in gioco cresce - sia che vengano gestite internamente, sia che vengano affidate in outsourcing - aumenta il rischio di frammentazione.
Tutto ciò cosa significa, in concreto? Dover gestire più fornitori, più contratti, più livelli di servizio, più fatture, più team di lavoro. Ma anche subire una mancanza di coordinamento tra i vari attori, una visione spezzettata del servizio e standard operativi disallineati. Il risultato è un sistema molto oneroso per l’azienda e non sempre efficace nel raggiungere il suo obiettivo finale: offrire alle persone ambienti di lavoro realmente funzionali e accoglienti.
È proprio per evitare questa dispersione che oggi si parla sempre più spesso di gestione integrata, un approccio che riguarda non solo i soft services ma l’intero mondo del facility management. Integrare, in questo contesto, significa affidare il coordinamento dei servizi a un’unica regia, capace di orchestrare in modo coerente tutte le attività trasversali all’organizzazione.
L’integrazione, inoltre, non si limita a semplificare la gestione e/o a ridurre gli interlocutori, ma abilita connessioni operative tra i servizi stessi, permette di adottare piattaforme gestionali unificate e consente di ottimizzare sia la qualità degli ambienti di lavoro che i costi complessivi di servizio. Solitamente, questa regia viene affidata in outsourcing a player specializzati, in grado non solo di erogare i singoli servizi, ma anche di progettarli in modo personalizzato, di integrarli e di coordinarli secondo una logica di sistema.
Nazca: un modello concreto di gestione integrata
Nazca è l’esempio concreto di come la gestione integrata nel facility management possa tradursi in valore reale per le aziende. Lontani da un approccio frammentato o meramente esecutivo, ci proponiamo come regia unica in grado di coordinare servizi eterogenei con visione d’insieme e obiettivi chiari.
Alla base c’è un metodo strutturato, che parte da un’analisi approfondita del contesto per individuare anche i bisogni impliciti e le criticità organizzative latenti, così da progettare, costruire e gestire soluzioni realmente su misura.
L’adozione di un modello integrato non esclude un’ampia offerta di servizi: al contrario, in Nazca ci facciamo carico di sevizi di pulizie, reception, logistica interna, gestione documentale, cura del verde, servizi ausiliari, gestione rifiuti e, appunto, soluzioni chiavi in mano che rispondono a diverse esigenze o sono costruiti attorno a obiettivi chiari.
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