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Facility Management
Indice dei contenuti
Chi è e cosa fa il Facility Manager
Come scegliere una società di facility management
Servizi chiave nel Facility Management
Il servizio di portierato come asset per la gestione degli edifici
La manutenzione come funzione integrata del Facility Management
Strategie effettive per ottimizzare la gestione degli edifici
Un esempio pratico: il Facility Management nel Retail
La sostenibilità nel Facility Management
Efficientamento energetico: interventi sostenibili e strategici
Le tecnologie innovative per il Facility Management
L’approccio olistico al Facility Management attraverso l’integrazione di persone e building
Perché serve il partner giusto per il Facility Management
Cos’è il Facility Management
Gestire e coordinare gli spazi di lavoro, in modo che soddisfino i requisiti di funzionalità e comfort e, allo stesso tempo, siano funzionali al rispetto degli obiettivi dell’impresa: sono gli obiettivi del Facility Management, disciplina che si occupa di rendere produttivi, sicuri e confortevoli gli edifici professionali.
Illustrare i modi in cui il Facility Management raggiunge i suoi scopi, però, non è altrettanto semplice e immediato: inquadrare questa disciplina all’interno di definizioni e mansionari precisi è infatti molto difficile, perché la sua sfera di influenza si estende indistintamente su una varietà di esigenze.
In linea generale, il Facility Management comprende una vasta gamma di attività che possono essere raggruppate in tre principali categorie.
Anche se non è direttamente collegato al core business, il Facility Management svolge un ruolo cruciale nel suo funzionamento: è interessante notare, in questa prospettiva, come il Facility Manager stia diventando sempre più centrale, tanto da essere oggi considerato un elemento fondamentale delle strategie aziendali.
Chi è e cosa fa il Facility Manager
In tale scenario, ogni azienda proiettata al successo ha ormai il dovere di approfondire e conoscere la figura del Facility Manager, grazie alle cui competenze è possibile agire non solo a salvaguardia della sicurezza aziendale, ma anche di persone e patrimonio.
Chi è dunque, e cosa fa, un Facility Manager? A questo ruolo fa capo un framework di attività che include la consulenza e la gestione dei rischi, la verifica delle presenze e la conformità ambientale alle normative vigenti, ma anche la formazione per la salute e sicurezza sul lavoro. Si tratta, nel concreto, del professionista che si occupa di gestire le strutture, pianificando i servizi necessari all’azienda con un occhio di riguardo agli apporti, le potenzialità e i cambiamenti veicolati dalla trasformazione digitale.
In un'epoca segnata dal lavoro ibrido, il ruolo del Facility Manager emerge poi come essenziale nella creazione e gestione di spazi flessibili in ufficio. Questa figura assicura infatti che gli ambienti lavorativi non solo rispondano efficacemente alle esigenze attuali della forza lavoro, ma siano anche pronti ad adattarsi alle richieste future. Il Facility Manager cerca qui di equilibrare funzionalità e benessere, organizzando al meglio gli spazi lavorativi.
I flex space, concepiti per soddisfare le mutevoli necessità di collaborazione, concentrazione e interazione, incarnano l'adattamento del lavoro verso una maggiore fluidità e decentralizzazione. Il Facility Manager è per questo incaricato di ottimizzare gli spazi per stimolare l'engagement e il benessere dei dipendenti, e implementare soluzioni tecnologiche per una gestione agile del lavoro stesso.
Fra i suoi obiettivi rientra, in ultima analisi, la conciliazione tra efficienza, sicurezza, compliance e produttività dell’impresa: un target che si fonda sulla miglior gestione possibile, da un lato, delle strutture delle quali il manager è responsabile e, dall’altro, degli aspetti economico-finanziari che vanno dalle previsioni di spesa alla predisposizione dei budget.
Come scegliere una società di facility management
Appurata l’importanza del ruolo del Facility Manager, per l’impresa diventa essenziale concretizzare questa consapevolezza e scegliere il miglior partner sul mercato. Come selezionare, allora, la società di Facility Management che più di ogni altra può soddisfare le singole esigenze aziendali?
Lo scenario attuale è piuttosto complesso: gli operatori attivi su questo fronte sono numerosi, ma non tutti fanno necessariamente al caso specifico. È quindi importante saper selezionare la giusta soluzione, lasciandosi guidare da precisi parametri per giudicare al meglio.
Innanzitutto, è importante valutare la capacità del potenziale partner commerciale di ascoltare e comprendere le esigenze del cliente, pianificando una gestione potenziale dei servizi che vi si adatti perfettamente. Ciò include l’istituzione di un project manager dedicato e di una piattaforma di gestione personalizzata, condivisa tra la società di facility management e il cliente. Altrettanto importante è poi la capacità di fornire periodici report di monitoraggio, strutturati in modo da fornire una base efficace per la formulazione di eventuali proposte migliorative.
Servizi chiave nel Facility Management
Questo il ritratto del Facility Manager ideale. Ma quali sono, nel concreto, i servizi essenziali che questo partner deve erogare? Al primo posto figurano senz’altro, e sempre più alla luce degli strascichi della pandemia da Covid-19, le attività che mettono al centro la cura e la sicurezza di spazi e persone. Ne sono esempi la manutenzione degli spazi verdi, il servizio di pulizia di locali e spazi comuni, la ristorazione, e la gestione rifiuti.
Rientra in questa macrocategoria anche il management della reception aziendale, degli archivi e della logistica, della posta e delle consegne. Più canoniche, ma altrettanto importanti, le mansioni relative alla gestione e la manutenzione degli immobili: da quella ordinaria preventiva alla predittiva, sino alle azioni per la sicurezza delle infrastrutture attraverso il controllo dei sistemi di prevenzione in conformità con le normative.
Infine, fra i servizi chiave rientra anche l’Energy Management, ovvero la gestione della fornitura energetica e il monitoraggio dei consumi. La perfetta combinazione tra questi diversi servizi di Facility Management varia naturalmente in base al modello di business della singola azienda: resta, fra tante realtà, il fattor comune dato dall’importanza di questa funzione. Indipendentemente dal contesto, il Facility Management rappresenta infatti la soluzione migliore per soddisfare esigenze gestionali e supportare, al contempo, lo sviluppo dei processi core.
Il servizio di portierato come asset per la gestione degli edifici
Entrando nello specifico dei servizi chiave di Facility Management, un ruolo centrale è quello del portierato per aziende, fornito da società specializzate. Questo asset cruciale per la gestione degli edifici si declina in tre categorie.
Il servizio di portierato per aziende ha infatti una duplice veste: la classica portineria, che controlla i flussi di entrata e di uscita dall’edificio e che funge più da reception, e quella strettamente correlata al servizio di accoglienza degli ospiti e dei visitatori. Con il servizio di vigilanza, queste tre realtà - distinte e differenti - rappresentano un ambito molto importante delle competenze di Facility Management.
Il servizio di portierato per le aziende può essere interpretato in diversi modi. Da una parte, implica il controllo tradizionale dei flussi in entrata e in uscita e della reception mentre, dall'altra, comporta l’accoglienza dei visitatori e degli ospiti.
Questa distinzione può sembrare ovvia, ma se consideriamo l'inclusione del servizio di vigilanza, che per ovvie ragioni è diverso sia dal punto di vista normativo che operativo rispetto ai due precedenti, ci troviamo di fronte a tre realtà ben distinte. Ognuna di queste ha caratteristiche proprie e, soprattutto per quanto concerne le leggi sul lavoro, sono difficili da mescolare o alternare tra loro. Ogni ambito richiede competenze specifiche. In generale, però, un servizio di portierato efficace sul mercato rispetta almeno quattro principi fondamentali.
La manutenzione come funzione integrata del Facility Management
In un quadro tanto articolato, fatto di competenze così variegate, normative specifiche, dinamismo di mercato e necessità di servizi altamente specializzati, l’obiettivo di una gestione efficiente degli edifici - in grado di garantire un ambiente di qualità alle migliori condizioni economiche possibili - risulta particolarmente arduo da raggiungere. Ne consegue che saper gestire e assicurare il corretto funzionamento degli impianti nel rispetto della normativa vigente si rivela una garanzia di successo.
Questo obiettivo può essere raggiunto grazie a una funzione integrata che unisca gestione delle strutture e manutenzione ai fini di un corretto funzionamento, anche in ottica preventiva. In questo quadro, un ruolo importante è giocato dalla manutenzione predittiva, che consente di intervenire programmando una riparazione o una sostituzione senza incorrere in livelli di usura che creerebbero disagi ben più gravi.
Al centro delle policy di Facility Management vi sarà dunque un piano di manutenzione preciso ma dinamico, capace di garantire un efficiente funzionamento degli impianti contenendo però i consumi e prevenendo indesiderate interruzioni, con la garanzia della sicurezza degli spazi e la riduzione dei costi operativi senza rinunciare all’adeguamento alle normative vigenti.
Strategie effettive per ottimizzare la gestione degli edifici
Dalla gestione dei servizi alla manutenzione predittiva, abbiamo visto che le competenze messe in campo dal Facility Manager sono numerose e variegate. La loro attuazione e la loro diversa combinazione dà vita a strategie specifiche, ciascuna modellata sulle singole esigenze di comparto o di modello di business. Vediamo un esempio concreto.
Un esempio pratico: il Facility Management nel Retail
Addentriamoci nel contesto del mondo Retail. In questo ambito, il servizio di Facility Management deve essere necessariamente personalizzato in funzione delle esigenze e delle necessità di ogni singolo punto vendita. Fondamentale è garantire rapidità nel pronto intervento, ma anche mettere a disposizione del cliente un sistema informativo dedicato che permetta il monitoraggio e la gestione integrata e congiunta dei negozi.
Il Facility Manager è chiamato anche a dar riscontro alle aspettative green del Retail attraverso attività di controllo dell’impianto energetico, per misurare i costi effettivi e promuovere piani di risparmio energetico.
Data la complessità del contesto, ridurre i consumi e minimizzare il rischio che si verifichino emergenze sono necessità che possono essere soddisfatte affidandosi a un unico interlocutore specializzato, in grado di stilare un piano ad hoc e di occuparsi con costanza del check-up completo degli impianti e di ogni attività di manutenzione, monitorando la situazione in tempo reale.
In questo senso, quando si applica il Facility Management nel Retail, è bene considerare le 5 macro-esigenze di settore.
La sostenibilità nel Facility Management
Abbiamo fatto cenno alle esigenze green del mondo Retail. In realtà, quella della sostenibilità è un’esigenza ormai estesa a 360 gradi in tutto il mondo produttivo e commerciale, stimolata da un lato dalle aspettative del mercato, dall’altro dalla vision degli stakeholder. Anche il Facility Management si trova a fare i conti con questa nuova, sempre più diffusa sensibilità. Ne è un esempio la crescente importanza del concetto di “Green Building”, l’edificio verde così come concepito dal Green Building Council Italia (GBC): si tratta di un’infrastruttura salubre, energeticamente efficiente e a impatto ambientale contenuto, concepita per essere, al tempo stesso, performante e sostenibile.
In questa prospettiva, l’edificio assume l’identità di “organismo olistico”, dotato di una relazione con chi lo abita e con l’ambiente che lo circonda grazie a un’attenzione specifica al consumo delle risorse, alle spese energetiche, alla qualità dell’aria al suo interno, all’uso circolare di materiali, nonché alla riduzione delle emissioni inquinanti e del rumore.
E a chi spetta agire con politiche e azioni concrete su tutto questo? Una volta esaurite le potenzialità della fase progettuale, le migliori performance green si ottengono attraverso sistemi di isolamento, illuminazione led, riscaldamento e flussi d’aria intelligenti, diverse tipologie di tetto e pareti. In altre parole, soluzioni e approcci che solo il Facility Manager può mettere in atto, in ottica integrata, con successo.
Efficientamento energetico: interventi sostenibili e strategici
Impossibile parlare di sostenibilità degli edifici senza menzionare l’efficientamento energetico, ovvero l’insieme di interventi che migliorano i consumi energetici dell’impresa. Attraverso queste operazioni, infatti, l’impresa può sfruttare al meglio le fonti di energia, consumando meno e aiutando l’ambiente, ma anche evitando gli sprechi e risparmiando sulla bolletta. Ma quali sono gli interventi strategici che possono essere attuati a questo scopo? Gli esempi sono innumerevoli ma qui di seguito abbiamo riassunto quelli che non possono mai mancare.
Nel novero rientrano in pratica tutte le soluzioni che ottimizzano il consumo energetico di un edificio, a partire dalle sue mura. Ma attenzione: le policy di efficientamento energetico non possono limitarsi a scelte progettuali e costruttive tese alla riduzione dell’impatto ambientale. Solo una corretta gestione e manutenzione di tutto il complesso immobiliare, fulcro dell’attività del Facility Manager, permette infatti di centrare sul lungo termine gli obiettivi prefissati in fase preliminare. L’apporto di questo professionista va infatti dalla messa in atto delle migliori soluzioni di efficientamento al costante monitoraggio dei risultati, un passaggio questo che ha un’importanza cruciale nella comunicazione agli stakeholder.
Le tecnologie innovative per il Facility Management
Non solo sustainability: le nuove frontiere del mercato impongono al Facility Management una crescente attenzione alle potenzialità della trasformazione digitale, che nel campo della gestione delle strutture registra progressi costanti per l’ottimizzazione del servizio e dei costi.
In termini pratici, la Digital Transformation stimola l’uso della tecnologia e dei dati per rimanere competitivi e aggiungere valore all'offerta delle aziende, migliorando i tempi di reazione, l'ampliamento dei servizi o la raccolta di informazioni sugli edifici in tempo reale.
Ma quali sono le tecnologie che hanno un impatto concreto sul Facility Management? Un ruolo centrale, in questo senso, è giocato dalle soluzioni che favoriscono la comprensione dell'analisi dei dati per l’intera azienda. Parliamo nello specifico di 4 categorie.
La possibilità di utilizzare i dati messi a disposizione da queste tecnologie avanzate permette al Facility Manager di prendere decisioni frutto di analisi preventive e attuare politiche di risparmio energetico o manutenzione predittiva. Le nuove frontiere tecnologiche consentono inoltre di ottimizzare l’utilizzo dell'area di lavoro e degli spazi disponibili per gli uffici, di rilevare tempestivamente eventuali guasti e attivare procedure di alert in grado di favorire sostituzioni e manutenzioni ancor prima che il malfunzionamento danneggi il business.
L’approccio olistico al Facility Management attraverso l’integrazione di persone e building
Insomma, ormai è chiaro: il miglior approccio per un’attuazione efficiente ed efficace delle operazioni di Facility Management non può limitarsi a una visione parziale e frammentata delle singole mansioni ed esigenze. Non solo il singolo guasto, non la singola necessità di risparmio o di manutenzione: il Facility Management, nella sua massima espressione, diventa un servizio omogeneo in tutte le sedi, perfettamente integrato, declinabile in tutte le sue possibili funzioni, con la certezza di tempistiche di pagamento definite e uguali per tutti.
Si tratta di un approccio innovativo, che vede l’edificio come una sorta di organismo olistico, perfettamente allineato ai suoi utenti e al contesto ambientale che lo ospita, e il Facility Manager come volto di un servizio che coinvolge l’intero sistema aziendale e che, grazie a una pluralità di servizi, consente a manager e dipendenti di svolgere il proprio lavoro in una sede efficiente e adatta alle proprie esigenze.
È in questa prospettiva che acquisisce valore l’Integrated Facility Management, ovvero la gestione integrata di tutte le strutture di business che potenzia la gestione dello spazio fisico e quella di risorse umane e attività aziendali. In questo ambito i servizi ricadono in due macrotipologie.
Perché serve il partner giusto per il Facility Management
La domanda che chiude questo lungo itinerario nel mondo del Facility Management trova risposta nelle tante cose dette finora: perché è importante affidarsi al partner giusto? Il Facility Management, abbiamo visto, è una disciplina sempre più strategica e centrale, ed è capace di indirizzare con le sue scelte il successo dell’impresa.
Dotarsi di un partner affidabile, qualificato ed esperto in materia significa garantirsi una gestione efficiente, rapida, proattiva e sostenibile dei propri edifici: una mossa chiave per consentire all’azienda di dedicarsi al proprio core business, senza pensieri verso mansioni che richiedono invece competenze tecniche e professionisti dedicati.
Nazca risponde a tutti i requisiti grazie alla sua capacità di soddisfare ogni esigenza in questo ambito: tra i suoi punti di forza emerge ad esempio la gestione di intere catene di negozi o di società con numerose sedi dislocate in tutta Italia, grazie a un’attività di monitoraggio contemporaneo in grado di garantire l’ottimizzazione di tutti i servizi, anche dal punto di vita tecnologico.
Nazca si distingue anche per la sua expertise sul fronte della personalizzazione del servizio, in funzione delle esigenze e delle necessità di ogni impresa, con la garanzia di rapidità di pronto intervento in caso di anomalie e problemi. Merito di un know-how e di una struttura capillare che per Nazca rappresentano il cuore pulsante del servizio di Facility Management, sempre rigorosamente attuato nel pieno rispetto delle normative e degli obblighi di legge.
Il tutto senza trascurare l’importanza dei temi ambientali, con conseguente riduzione al minimo degli sprechi e dei consumi, proprio come sempre più fortemente richiesto dal mercato, dagli utenti, dalle istituzioni e dai dipendenti stessi dell’impresa.
