Gestione degli spazi: 5 regole per adeguarli alle necessità aziendali

Gestione degli spazi, come renderla efficiente? La dinamicità delle organizzazioni unita alle nuove modalità lavorative, principalmente coworking e smartworking rendono il tema sempre più prioritario e complesso da gestire. Innanzitutto, una premessa: quella ottimale dipende in primo luogo da una comprensione profonda dei flussi di lavoro aziendali. Vietato improvvisare: un approccio equilibrato, in grado di miscelare le esigenze di produttività, socialità e logistica consentirà di migliorare di molto la qualità del lavoro. Al contrario, trascurare la fase di analisi potrebbe produrre conseguenze difficili e costose da gestire nel breve, medio e lungo periodo.

Ma vediamo nel dettaglio cinque regole chiave per ottimizzare la gestione degli spazi aziendali. Una serie di consigli utili a tutti i facility manager, in special modo dopo una pandemia - come quella da coronavirus - che ha costretto a ripensare modelli e abitudini consolidate. Scopriamoli assieme.

Come deve essere organizzato lo spazio lavorativo?

Per garantire un ambiente lavorativo efficace, l'organizzazione dello spazio aziendale deve seguire alcuni principi chiave, come:

• Flessibilità: gli spazi devono essere modulabili per adattarsi a diverse attività, favorendo sia il lavoro individuale che in team;
• Accessibilità: è fondamentale garantire la facile accessibilità a tutte le aree, soprattutto quelle comuni come sale riunioni e aree relax;
• Ergonomia: ogni spazio lavorativo deve essere progettato tenendo conto dell'ergonomia, assicurando comfort e riducendo il rischio di infortuni;
• Tecnologia integrata: l'uso di tecnologie smart può migliorare l'efficienza e la gestione degli spazi, come sistemi di prenotazione delle sale o di monitoraggio dei parcheggi;
• Sostenibilità: incoraggiare l'uso di materiali sostenibili e pratiche eco-compatibili contribuisce a un ambiente lavorativo salubre e responsabile.

Seguendo questi principi, è possibile creare un ambiente lavorativo che non solo migliora la produttività ma anche il benessere dei dipendenti.

Gestione degli spazi aziendali, prima regola: studiare i flussi di lavoro

Sembra un’affermazione così evidente da essere tautologica: per ottimizzare la gestione degli spazi bisogna conoscere quello che accade in azienda. Eppure, soprattutto nelle grandi imprese, i dirigenti spesso sanno poco della vita quotidiana dei dipendenti. Basta pensare all’impatto sulla produttività di una fotocopiatrice collocata nel posto sbagliato, o insufficiente alle necessità.

Ciò che conta per instradarsi verso una corretta gestione degli spazi aziendali è innanzitutto un’analisi puntuale del quotidiano dell’impresa. Durante questa fase è importante tenere conto – o immaginare con il maggior grado di dettaglio possibile – quantità e qualità degli ingressi di persone e merci, modalità degli spostamenti interni, eventuale presenza di fonti di rumore. È consigliabile investire in misurazioni puntuali delle presenze per periodi significativi di tempo e non affidarsi a dati soggettivi provenienti dagli utenti. Non vanno, inoltre, trascurati la necessità di riservare angoli separati per la socialità e l’analisi di parametri ad alto impatto come luminosità di finestre e vetrate. Un’azienda organizzata in maniera funzionale, peraltro, è un ottimo biglietto da visita per eventuali clienti.

Seconda regola: definire i vincoli con il facility manager

Il facility manager conosce le particolarità, i punti di forza e i rischi degli stabili che si trova a gestire. Quando si decide come distribuire le aree funzionali (sia di tipo amministrativo che logistico-produttivo) è importante che sia coinvolto per evitare forzature pericolose. Tutte le decisioni aziendali di gestione degli spazi devono essere prese nel pieno rispetto delle normative di sicurezza: soluzioni stimolanti ma non perfettamente in linea con gli standard sono da scartare.

Terza regola: spazi comuni sempre fruibili

Ci sono poche cose frustranti come trovare la sala riunioni o le phone boot occupata quando serve. Come sanno i responsabili commerciali ad esempio, molti accordi si concludono (o saltano) per questione di dettagli: attendere imbarazzati di fronte alla porta non favorisce certo le trattative.

Fortunatamente, oggi è possibile conoscere in ogni istante la situazione delle sale riunioni grazie a programmi intuitivi e di facile utilizzo. Stop ai “semafori rossi”: grazie alle pratiche funzioni di prenotazione e ai diversi livelli di privilegio che è possibile assegnare agli utenti, la gestione degli spazi comuni di riunione non è mai stata così semplice.

Le soluzioni più avanzate consentono di gestire tutto il processo di prenotazione anche da cellulare: tra le funzionalità, è possibile ricevere pagamenti online, aspetto utilissimo nel caso di attività condivise e molto frequentate come palestre e coworking.

Gestione degli spazi aziendali, quarta regola: monitorare i parcheggi

In un manuale per la perfetta gestione degli spazi aziendali, anche i parcheggi meritano di essere citati. Con i software integrati oggi presenti sul mercato, possono essere gestiti con ordine, prenotando gli stalli comodamente tramite app. In ogni momento è possibile conoscere i veicoli in entrata e in uscita grazie a telecamere e scanner. Una funzionalità utilissima nel caso di grandi complessi che ricevono mezzi pesanti e bilici da fornitori come i quartieri fieristici, ma anche i centri commerciali.

Quinta regola per la gestione degli spazi aziendali: affidarsi a un partner esterno

Gestione degli spazi, make or buy? Ci sono situazioni in cui è possibile impiegare risorse interne, e altre in cui è preferibile esternalizzare. Disporre di un servizio chiavi in mano dal costo definito e modellato sulla base delle proprie esigenze si può tradurre in un importante risparmio organizzativo.

Il mercato offre un ampio ventaglio di soluzioni con player integrati che sono in grado di curare la gestione degli spazi occupandosi di tutti gli aspetti concept, progettazione, construction e gestione e proponendo anche soluzioni finanziarie innovative.con logiche di pagamento di “ufficio servito” senza investimenti iniziali. Considerarli può essere un’idea da valutare.