Facility management: cos'è e quali sono i principali trend

Il facility management, ovvero la gestione delle strutture, è una competenza professionale che si occupa di gestire e coordinare gli spazi di lavoro. Nel farlo, il facility manager che se ne occupa ha la responsabilità di organizzare gli spazi in modo che soddisfino, per i dipendenti, requisiti di funzionalità e comfort e, soprattutto, in modo tale che la loro gestione sia funzionale al rispetto degli obiettivi dell’impresa. 

Cos'è il facility management

Dietro al concetto di facility management vi è il controllo di tutte quelle attività che contribuiscono, a vario titolo, al perseguimento delle finalità primarie dell’azienda. Si tratta di una serie di aspetti decisamente indipendenti dal business principale dell’azienda, ma estremamente funzionali alla sua realizzazione, poiché parte di un sistema aziendale strutturato. Il facility manager lavora in certa misura “dietro le quinte”, ma con un ruolo che sta acquisendo sempre maggiore importanza strategica.  

Per citare qualche esempio, a titolo semplificativo, tali attività possono riguardare i servizi di manutenzione, i servizi mensa o di pulizia, così come i vari aspetti che interessano la sicurezza sul lavoro, ma anche i servizi di portineria e affini.  

Perché parlare di facility management

All’interno di un mercato che, negli ultimi anni, sta richiedendo sempre maggiori livelli di flessibilità e innovazione, per le aziende sta cambiando la tipologia di approccio alla gestione dei processi aziendali. E così il facility manager è chiamato a sostenere il passo con i processi di innovazione dell’impresa. Se un tempo il facility management poteva essere considerato semplicemente un modo per gestire manutenzioni e servizi aziendali, oggi è obbligato a considerare, e fare affidamento, sui moderni strumenti di digitalizzazione, ripensando i modelli di business aziendali e assicurare la massima competitività, arrivando ad anticipare i trend del momento. 

Il facility manager e i suoi trend

Il facility manager, nel gestire le strutture, deve oggi prendere in considerazione il contesto di forte cambiamento in cui è chiamato a operare con l’avvento della trasformazione digitale e il conseguente cambiamento di diversi riferimenti. Deve progettare i servizi necessari all’azienda prestando particolare attenzione alla pianificazione. E così, nel pianificare i servizi, il manager deve anche riuscire a coniugare l’efficacia delle soluzioni con l’incremento della produttività aziendale. E in questo modo rendere l’azienda maggiormente competitiva sul mercato. L'aspetto di analisi diventa strategico, valutando i dati disponibili, ma anche le impressioni dei lavoratori.  

Ottimizzata la gestione delle strutture delle quali il manager è responsabile, la distribuzione dei servizi ricade sulle modalità di facility management con le quali i servizi vengono operativamente erogati al meglio. 

Ogni aspetto gestionale deve, infine, considerare gli aspetti economico-finanziari che vanno dalle previsioni di spesa alla predisposizione dei budget necessari, al fine di ottenere i risultati immaginati dall’azienda. 

Facility management e digital transformation

Per comprendere meglio come la digital transformation stia influenzando, e influenzerà sempre più nel prossimo futuro, i processi di facility management, occorre analizzare più in profondità quali saranno i confini della gestione degli spazi. Sarà necessario prendere atto di come gli ambienti, così come i servizi, saranno vissuti e utilizzati nella quotidianità lavorativa dalle persone. 

L’innovazione digitale sta proponendo una serie considerevole di sfide per i facility manager. Il settore, in Italia, è in costante crescita, sia dal punto di vista del fatturato sia degli addetti. Innovando e anticipando i cambiamenti, il facility management diventa estremamente strategico anche nel concorrere a generare profitto.  

Il futuro del facility management

Le previsioni, trainate dal successo della media impresa, restituiscono dati con un netto segno più nei prossimi tre anni. Una recente ricerca di Ifma Italia, l’associazione che costituisce un riferimento per il mondo del facility management italiano, ha stimato che per il settore del facility management la spesa ha superato i 37 miliardi di euro e nel giro dei prossimi quattro anni potrebbe superare i 60 miliardi. 

I big data, la robotica, l’intelligenza artificiale, ma anche un fenomeno ben più inclusivo nell’ambito tecnologico come l’Internet of Things stanno contribuendo a trasformare le modalità e l’evoluzione del facility management. 

La capacità di programmare e la standardizzazione delle situazioni, in un contesto in così netta evoluzione, diventeranno due fattori fondamentali nel prossimo futuro. La figura del facility manager si sta rapidamente evolvendo e oggi non coincide più, come avveniva in passato, con il manager orientato all’operatività che gestisce di volta in volta le problematiche quando si presentano. Oggi gli strumenti digitali consentono analisi dettagliate capaci di incrementare considerevolmente le performances. Le decisioni possono così venir prese attraverso la valutazione dei dati e delle tendenze che permettono di anticipare le criticità prima che si verifichino, facilitandone la gestione.