Facility management: cos'è e quali sono i principali trend

Il facility management, ovvero la gestione delle strutture, è una competenza manageriale professionale che si occupa di gestire e coordinare gli spazi di lavoro. Nel farlo, il facility manager che se ne occupa ha la responsabilità di gestire gli spazi in modo che soddisfino, per i dipendenti, requisiti di funzionalità e comfort e, soprattutto, in modo tale che la loro gestione sia funzionale al rispetto degli obiettivi dell’impresa. 

Cos'è il facility management

Dietro al concetto di facility management vi è il controllo di tutte le attività che contribuiscono, a vario titolo, al perseguimento delle finalità primarie dell’azienda.  

Definire dei confini netti è molto complesso, poiché facility management si sostanzia nella gestione di tutti i servizi orientati agli edifici, alle persone e agli spazi che non rientrano nel core business aziendale.  

Pilastro della disciplina è dunque la gestione di tutto ciò che rende produttivi, sicuri, confortevoli e ingaggianti gli edifici e gli spazi di lavoro. Il facility manager gestisce tutti i servizi all’immobile, le attrezzature e le relazioni contrattuali con i provider, dalle utility alle manutenzioni.  

La caratteristica tipica del facility management è quella di operare su servizi e aspetti indipendenti dal business principale dell’azienda, ma estremamente funzionali alla sua realizzazione, poiché parte di un sistema aziendale strutturato. Il facility manager lavora in certa misura “dietro le quinte”, ma con un ruolo che sta acquisendo sempre maggiore importanza strategica.  

Per citare qualche esempio, a titolo semplificativo, tali attività possono riguardare i servizi di manutenzione, i servizi mensa o di pulizia, così come i vari aspetti che interessano la sicurezza sul lavoro, ma anche i servizi di portineria e affini.  

Perché parlare di facility management

All’interno di un mercato che, negli ultimi anni, sta richiedendo sempre maggiori livelli di flessibilità e innovazione, per le aziende sta cambiando la tipologia di approccio alla gestione dei processi aziendali. E così il facility manager è chiamato a sostenere il passo con i processi di innovazione dell’impresa. Se un tempo il facility management poteva essere considerato semplicemente un modo per gestire manutenzioni e servizi aziendali, oggi è obbligato a considerare, e fare affidamento, sui moderni strumenti di digitalizzazione, ripensando i modelli di business aziendali e assicurare la massima competitività, arrivando ad anticipare i trend del momento. 

Quali sono i benefici del facility management 

La progressiva trasformazione del paradigma di lavoro ha reso gli uffici e gli spazi sempre più centrali ai fini della produttività. Il facility management è diventata così una disciplina di primissimo piano, data la sua capacità di creare le condizioni giuste per la produttività, l’attrazione di talenti, la differenziazione e la competitività.  

Più in dettaglio, i benefici del facility management sono:   

• Compliance rispetto a una normativa vasta ed eterogenea, in buona parte attinente alla sicurezza sul lavoro; 
• Riduzione di costi legati ad una gestione ottimale degli edifici, degli spazi e dei relativi servizi; 
• Ambienti di lavoro ingaggianti, che favoriscono la produttività nell’era del lavoro smart e ibrido; 
• Customer experience ottimizzata, in ambiti di relazione diretta con il cliente come tutto l’ecosistema retail;  
• Migliore employee experience attraverso esperienze personalizzate; 
• Più benessere per le persone, che si traduce in engagement e attaccamento ai valori dell’azienda;  
• Attrazione di talenti e retention. 

Quali sono i servizi del facility management 

Il facility management consta di un articolato complesso di attività suddivise in tre macrocategorie: 

• Servizi all’immobile: vi rientrano le manutenzioni, le attività legate agli impianti e alle strutture. I servizi all’immobile sono la base su cui si innestano le altre categorie di services; 
  
• Servizi allo spazio: riprogettazione degli spazi di lavoro al fine di massimizzare l’engagement, gestione del comfort ambientale, forniture, arredi e attrezzature tecnologiche per la produttività (es, impianti di videoconferenza, sistemi di prenotazione delle sale riunioni…); 
• Servizi alla persona: si chiamano soft-services e vi rientrano i servizi che, migliorando l’esperienza di chi vive gli spazi, impattano positivamente sulla sua produttività. Si pensi alla mensa, alla palestra, alla reception… 

All’interno di queste tre aree rientra un elenco sterminato di attività gestite dalla struttura di facility management aziendale. Eccone alcune, senza alcuna pretesa di esaustività:  

• Gestione servizi di pulizia; 
• Gestione servizio mensa; 
• Manutenzioni ordinarie e straordinarie; 
• Gestione documentazione e contratti con service provider esterni; 
• Gestione servizi di sicurezza e sorveglianza; 
• Acquisto forniture  
• Gestione degli accessi in azienda; 
• Manutenzione delle aree verdi aziendali. 

Facility management e sicurezza aziendale 

La figura del Facility Manager è cruciale nella salvaguardia della sicurezza aziendale, coordinando il controllo degli accessi e garantendo la protezione di persone e patrimonio. Compiti come la verifica delle presenze e la conformità ambientale alle normative vigenti si inseriscono in un framework di attività che include la consulenza e la gestione dei rischi. Fondamentale è anche il suo ruolo nella formazione per la salute e sicurezza sul lavoro, aspetti imprescindibili nel contesto attuale. 

Le differenze tra property management e facility management 

La differenza tra facility management e property management non è sempre di immediata comprensione. Mentre il primo, come abbiamo visto, si concentra sulla manutenzione e l'ottimizzazione dell'infrastruttura dell'edificio, assicurando una gestione operativa efficiente, il property management si focalizza sulle attività riguardanti l’edificio inteso come proprietà, in particolare sugli aspetti patrimoniali dell'immobile (come la gestione degli affitti e l'analisi dei rendimenti finanziari) e sul mantenimento delle relazioni con gli inquilini. 

Il facility manager e i suoi trend

Il facility manager, nel gestire le strutture, deve oggi prendere in considerazione il contesto di forte cambiamento in cui è chiamato a operare con l’avvento della trasformazione digitale e il conseguente cambiamento di diversi riferimenti. Deve progettare i servizi necessari all’azienda prestando particolare attenzione alla pianificazione. E così, nel pianificare i servizi, il manager deve anche riuscire a coniugare l’efficacia delle soluzioni con l’incremento della produttività aziendale. E in questo modo rendere l’azienda maggiormente competitiva sul mercato. L'aspetto di analisi diventa strategico, valutando i dati disponibili, ma anche le impressioni dei lavoratori.  

Ottimizzata la gestione delle strutture delle quali il manager è responsabile, la distribuzione dei servizi ricade sulle modalità di facility management con le quali i servizi vengono operativamente erogati al meglio. 

Ogni aspetto gestionale deve, infine, considerare gli aspetti economico-finanziari che vanno dalle previsioni di spesa alla predisposizione dei budget necessari, al fine di ottenere i risultati immaginati dall’azienda. 

In un panorama in rapida evoluzione, il facility management sta inoltre abbracciando nuove tendenze chiave che delineano il futuro del settore. A titolo esemplificativo, vediamone alcune.  

• Mobilità e spazi flessibili: adattamento degli spazi per rispondere a bisogni dinamici; 
• Sostenibilità: integrazione di pratiche eco-compatibili nella gestione e manutenzione delle strutture, con un risparmio consistente di energia ove possibile; 
• Smart buildings: creazione di edifici intelligenti che ottimizzano autonomamente consumo energetico e assicurano massimo comfort; 
• Big Data: utilizzo dell’analisi dati avanzata per prevedere necessità di manutenzione e ottimizzare la gestione delle risorse. 

Facility management e digital transformation

Per comprendere meglio come la digital transformation stia influenzando, e influenzerà sempre più nel prossimo futuro, i processi di facility management, occorre analizzare più in profondità quali saranno i confini della gestione degli spazi. Sarà necessario prendere atto di come gli ambienti, così come i servizi, saranno vissuti e utilizzati nella quotidianità lavorativa dalle persone. 

L’innovazione digitale sta proponendo una serie considerevole di sfide per i facility manager. Il settore, in Italia, è in costante crescita, sia dal punto di vista del fatturato sia degli addetti. Innovando e anticipando i cambiamenti, il facility management diventa estremamente strategico anche nel concorrere a generare profitto.  

Il futuro del facility management

Le previsioni, trainate dal successo della media impresa, restituiscono dati con un netto segno più nei prossimi tre anni. Una recente ricerca di Ifma Italia, l’associazione che costituisce un riferimento per il mondo del facility management italiano, ha stimato che per il settore del facility management la spesa ha superato i 37 miliardi di euro e nel giro dei prossimi quattro anni potrebbe superare i 60 miliardi. 

I big data, la robotica, l’intelligenza artificiale, ma anche un fenomeno ben più inclusivo nell’ambito tecnologico come l’Internet of Things stanno contribuendo a trasformare le modalità e l’evoluzione del facility management. 

La capacità di programmare e la standardizzazione delle situazioni, in un contesto in così netta evoluzione, diventeranno due fattori fondamentali nel prossimo futuro. La figura del facility manager si sta rapidamente evolvendo e oggi non coincide più, come avveniva in passato, con il manager orientato all’operatività che gestisce di volta in volta le problematiche quando si presentano. Oggi gli strumenti digitali consentono analisi dettagliate capaci di incrementare considerevolmente le performances. Le decisioni possono così venir prese attraverso la valutazione dei dati e delle tendenze che permettono di anticipare le criticità prima che si verifichino, facilitandone la gestione.