Hybrid work: 4 linee guida per il Facility Manager

In tutte le aziende, il percorso verso l’hybrid work porta con sé cambiamenti profondi:  

• per gli employee, le cui dinamiche di lavoro non sono più soggette a (forti) vincoli di spazio e di orario;  
• per chi gestisce le risorse umane;  
• per il top management aziendale; 

• per chi governa i luoghi in cui il lavoro prende forma, ovvero i Facility Manager.  

Nell’era dell’hybrid work, infatti, la gestione dell’ambiente di lavoro genera svariate sfide da affrontare. Visto che lavoro ibrido significa flessibilità, empowerment e responsabilizzazione dei dipendenti circa luoghi, tempi e modalità di lavoro, i Facility Manager devono contribuire alla produttività della workforce e garantire una gestione efficiente di spazi e servizi all’interno di un contesto dotato di (molta) minore prevedibilità rispetto a un tempo. Bilanciare efficienza e produttività in un contesto flessibile è dunque la grande sfida, cui molte aziende rispondono affidandosi alla digitalizzazione.  

Posto che ogni organizzazione ha caratteristiche distintive - e che quindi ogni percorso è a sé - è comunque possibile identificare 4 linee guida per un’evoluzione di successo.  

1. Hybrid work, focus sull’employee engagement 

Qualsiasi decisione il Facility Manager debba prendere per massimizzare l’efficacia dell’hybrid work, deve sempre considerare come riferimento l’employee engagement.  

Il contesto di lavoro ibrido crea complessità sotto il profilo del coinvolgimento: le persone possono lavorare da casa, e quindi scelgono di sfruttare i locali aziendali solo se ne rilevano un valore reale, che può essere determinato dalla configurazione degli spazi, dai servizi erogati e dall’efficacia della condivisione e della collaborazione in presenza. Investire in servizi, in dotazioni e una riprogettazione degli spazi finalizzata all’engagement è il primo passo corretto verso un’azienda moderna ed efficiente, che attrae i migliori talenti e trattiene quelli già disponibili.  

2. Bilanciare i saving con investimenti in servizi 

Per molte aziende, l’hybrid work è anche un’opportunità per realizzare importanti risparmi sulla gestione del proprio patrimonio immobiliare. Si ottiene così un doppio risultato: si evitano dispersioni legate ad ambienti fisici troppo ampi per le presenze e si risparmia sui servizi all’immobile. Tuttavia, l’obiettivo di un workplace moderno è attrarre i dipendenti, non respingerli. Un percorso corretto verso le dinamiche di hybrid work presuppone la capacità di erogare servizi in grado di migliorare il benessere e l’esperienza lavorativa, eventualmente attingendo proprio dai saving sugli spazi.  

3. Rilevare le esigenze degli employee e rendere flessibili i servizi 

Una delle sfide più importanti per un Facility Manager nell’era dell’hybrid work è la capacità di bilanciare l’erogazione dei servizi (e quindi la relativa spesa) con le effettive esigenze dei dipendenti, che cambiano di continuo. Per un Facility Manager, è quindi fondamentale rilevare le esigenze degli employee: tra l’IoT, le app di gestione del workplace e le survey, gli strumenti per conoscere chi abita gli spazi aziendali sono più che disponibili. In un’azienda moderna, gli esiti guidano la gestione degli ambienti, l’eventuale riprogettazione, le dotazioni di ognuno di essi e la scelta dei servizi ai dipendenti, come sempre finalizzati all’engagement.  

4. Fornire tool di gestione del workplace 

Nell’era dell’hybrid work, far sì che la workforce sia produttiva, ingaggiata ed efficace non è semplice da concretizzare. Un aspetto essenziale, molto più pratico che strategico, consiste nel fornire ai dipendenti tutti i tool necessari per rendere connessa, appagante e produttiva la work experience. La possibilità di prenotare desk e sale riunioni specifiche deve essere semplificata il più possibile attraverso applicazioni (mobile) con user experience ottimizzate. Le stesse, inoltre, dovrebbero accompagnare i dipendenti attraverso i check-in/out in azienda e l’utilizzo delle risorse condivise (posti mensa, desk, posti auto, per citarne alcuni), oltre a supportare le survey e permettere un’agile comunicazione con l’azienda.