I 10 KPI del facility management più importanti e come monitorarli

L’analisi dei KPI nel facility management è oggi un aspetto imprescindibile per una gestione degli asset più efficiente e meno costosa. Sono i dati a spingere in questa direzione: secondo CBRE, il complesso scenario macroeconomico emerso in questi primi mesi del 2024 può causare un’inflazione dei costi di facility management tra il 2% e il 3,5% per tutta l’area EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa).

Per questo è essenziale tenere sotto controllo metriche e KPI: in questo modo è possibile confrontare e monitorare parametri diversificati, che possono facilmente sfuggire utilizzando un approccio tradizionale e analogico, che consentono di individuare le sacche di inefficienza e i margini di ottimizzazione all’interno degli stessi processi. Questa strategia mette in luce nuove opportunità per limitare gli sprechi all’interno dei building aziendali.

Vediamo allora 10 tra i KPI del facility management più importanti da monitorare, cosa ci dicono e come possono essere utilizzati.

I 10 KPI del facility management da tenere d'occhio

Costi, manutenzione, occupabilità degli spazi, ma anche sostenibilità e customer experience: i 10 KPI del facility management che impattano maggiormente sulla gestione del building sono legati a dati relativi a questi ambiti.

1. Costi operativi totali

Analizzare questo dato permette di monitorare le spese in maniera olistica, così da identificare tendenze, anomalie e opportunità di risparmio e permettere interventi specifici per ridurre i costi senza compromettere la qualità del servizio.

2. Costi relativi alle utenze al m²

I costi relativi alle utenze al m² sono calcolati dividendo il totale dei costi delle utenze per le dimensioni dell’edificio, misurate in metri quadri.

Si tratta di un dato importante per misurare l’efficienza energetica dell’edificio e valutare l’implementazione di misure di risparmio energetico mirate, come l’aggiornamento degli impianti o l’ottimizzazione dei sistemi di riscaldamento, ventilazione e aria condizionata (HVAC), riducendo allo stesso tempo i costi operativi.

3. Costi di manutenzione preventiva vs. reattiva

Questa informazione si ricava dal confronto tra i costi sostenuti per la manutenzione preventiva, svolta per evitare il verificarsi di un guasto, e quelli per interventi reattivi o d’emergenza, ovvero per la riparazione di un danno già avvenuto.

Avere sott’occhio questa metrica evidenzia come gli investimenti in manutenzione programmata possano ridurre significativamente i costi e i disagi associati agli interventi reattivi. Aiuta quindi a guidare le decisioni strategiche sulla pianificazione della manutenzione per ottimizzare l’efficienza degli asset.

4. Tasso di occupazione degli spazi

Il tasso di occupazione degli spazi viene calcolato con la percentuale degli spazi occupati rispetto alla totalità degli spazi disponibili.

Monitorare questa metrica permette di ottimizzare l’uso degli spazi, identificando aree sottoutilizzate o sovraffollate. Questo conduce a una gestione più efficace delle risorse immobiliari e offre un’informazione utile a valutare la necessità di espansione o ridimensionamento dello stesso building.

5. Durata del ciclo di vita degli asset

La durata del ciclo di vita degli asset corrisponde al periodo di tempo trascorso dall’acquisto all’obsolescenza o al ritiro dell’asset. Indica l’efficacia della gestione e della manutenzione degli asset e consente una pianificazione più accurata delle sostituzioni e degli ammodernamenti, riducendo i rischi di inattività dovuti a guasti improvvisi.

6. Disponibilità e funzionamento degli asset

Questa metrica calcola la percentuale di tempo in cui gli asset sono operativi e disponibili per l’uso. Similmente al punto precedente, diventa così possibile abilitare una gestione focalizzata sulla manutenzione preventiva, così da ridurre i tempi di inattività e migliorare l’efficienza operativa.

7. Tempo di risposta alle richieste di servizio

Questo dato calcola il tempo medio impiegato per rispondere e risolvere le richieste di servizio lanciate dagli utenti. Misurare le tempistiche evidenzia l’efficienza e i punti deboli del team di gestione dell’edificio, e permette di intervenire per ridurle dove necessario, così da migliorare la soddisfazione degli utenti e la percezione della qualità del servizio.

8. Tasso di ritenzione degli utenti

Il tasso di ritenzione degli utenti, conosciuto anche come customer retention, è una percentuale calcolata dividendo i clienti ancora attivi a fine anno per quelli presenti a inizio anno, moltiplicando poi il risultato per 100.

Questa metrica fornisce una misura diretta della capacità di una struttura di mantenere i suoi utenti nel tempo. Un alto tasso di ritenzione indica un buon livello di soddisfazione degli utenti, al contrario diventa un indicatore di un servizio non in linea con le esigenze o le preferenze di chi ne usufruisce: costituisce quindi un campanello d’allarme che indica la necessità di rivedere l’offerta, ottimizzare la customer experience o pianificare strategie di marketing mirate per aumentare la fidelizzazione.

9. Consumi energetici

I consumi energetici sono uno dei KPI più importanti in materia di sostenibilità di una struttura. Misurati solitamente in kilowattora (kWh) per l’elettricità o in metri cubi per il gas, rappresentano una metrica fondamentale per monitorare il dispendio energetico e identificare i picchi di consumo e le inefficienze.

Queste informazioni possono essere preziose per implementare strategie per migliorare l’efficienza energetica e minimizzare l’impatto ambientale della struttura, con benefici anche economici a lungo termine.

10. Monitoraggio degli sprechi

Parlando di sostenibilità, infine, un aspetto da non sottovalutare nella gestione di una struttura sono gli sprechi. Queste informazioni includono dati sulla produzione di rifiuti (misurata in tonnellate), consumi superflui (kWh di elettricità o metri cubi di gas per il riscaldamento in momenti in cui la struttura rimane vuota) o consumi inefficienti di acqua ed energia a causa di impianti non correttamente manutenuti, rilevabili confrontando i dati più recenti con lo storico dei consumi.

Anche in questo caso, questi dati possono guidare decisioni riguardanti l’ottimizzazione di impianti e processi, l’adozione di tecnologie e soluzioni anti-spreco e la formazione del personale sulle pratiche di sostenibilità.

Come monitorare i KPI del facility management

Per monitorare efficacemente i KPI del facility management è essenziale affidarsi a un servizio completo che coniughi qualità, personalizzazione e un supporto esperto pronto ad affiancare l’azienda in tutte le sue necessità.

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