Servizi di pulizia uffici: efficienza, qualità e flessibilità con Nazca

I servizi di pulizia uffici rappresentano il primo ambito in cui Nazca, nel lontano 1993, ha avviato la sua presenza sul mercato. A questa attività storica se sono aggiunte poi altre che hanno contribuito a definire un’offerta completa di Facility Management che attualmente copre una gamma completa di servizi alle persone e agli edifici delle aziende di tutti i settori. In questa offerta oggi i servizi di pulizia uffici hanno il duplice vantaggio di essere erogati con una competenza di dominio maturata nell’arco del tempo insieme alla cultura innovativa propria di un Facility Manager di ultima generazione. Fa parte di questa cultura, per esempio, l’adozione di processi e tecnologie con cui assicurare monitoraggio, reporting e controllo continuo rispetto agli interventi pattuiti con le organizzazioni, compresi ovviamente quelli di pulizia degli uffici.

I pilastri sui quali si fondano gli interventi di Nazca si ispirano a tre criteri: efficienza, qualità e flessibilità. Ma prima di entrare nel dettaglio di questi irrinunciabili pillar, facciamo un passo indietro.

In cosa consiste il servizio di pulizia degli uffici

Esattamente come avviene con gli ambienti domestici, anche gli uffici sono coinvolti da due tipologie di interventi di pulizia: quelli ordinari e quelli straordinari.

1. La pulizia ordinaria degli uffici, in particolare, è un servizio eseguito su base giornaliera o settimanale. In linea generale, questo servizio comprende interventi come la pulizia dei pavimenti, delle scrivanie, delle sedie, dei bagni, delle finestre e degli arredi, oltre alla rimozione dei rifiuti o la pulizia delle aree comuni.
2. La pulizia straordinaria degli uffici viene invece eseguita con cadenza annuale o su richiesta, ad esempio dopo che si sono tenuti dei lavori di ristrutturazione oppure prima di eventi speciali. Comprende la pulizia di aree difficili da raggiungere o, più in generale, tutti gli interventi di rimozione dello sporco che vadano al di fuori delle operazioni di igienizzazione frequenti: si pensi alla pulizia dei ventilatori e dei sistemi di condizionamento, alla rimozione delle macchie dalle pareti o al lavaggio di tende e finestre.

Quali sono i tipi di uffici che usufruiscono del servizio di pulizia

I servizi di pulizia sono fondamentali per mantenere un adeguato livello di igiene in tutti i luoghi di lavoro. Va tuttavia detto che le aziende aperte al pubblico, in particolare, devono prestare molta attenzione alla loro pulizia: il passaggio di un numero elevato di visitatori e addetti, e conseguenti contatti multipli con le superfici, comporta infatti un alto rischio di contaminazioni. In questa casistica rientrano a titolo esemplificativo:

1. Le cliniche. Queste strutture necessitano di livelli elevati di igiene per prevenire la diffusione di germi e infezioni. La pulizia costante è cruciale per proteggere sia i pazienti che il personale sanitario.
2. Uffici condivisi o spazi di coworking. La grande affluenza di persone e la condivisione di spazi e attrezzature richiedono una pulizia frequente per mantenere un ambiente di lavoro sicuro e pulito.
3. Uffici situati in edifici storici. Tali strutture possono avere requisiti specifici di pulizia a causa della loro struttura e dei materiali utilizzati. La manutenzione regolare è fondamentale per preservare l'integrità dell'edificio.
4. Call center. Simili agli uffici aziendali di grandi dimensioni per il numero di persone, i call center necessitano di pulizie frequenti, soprattutto nelle aree comuni e nelle postazioni di lavoro.
5. Aree di ricevimento e sale d'attesa. Sono il biglietto da visita dell'azienda e devono essere impeccabili per dare una buona impressione ai visitatori.
6. Studi professionali (avvocati, commercialisti, consulenti). Pur avendo un flusso minore di persone rispetto ad altri ambienti, la pulizia costante è necessaria per mantenere un ambiente professionale e ordinato.

Per evitare quindi che scrivanie, computer, telefoni fissi, tastiere e mouse si trasformino in veri e propri ricettacoli di batteri, bisogna far sì che i servizi di pulizia siano effettuati con regolarità e competenza, utilizzando strumenti e detergenti idonei. Questa costante e profonda azione di disinfezione, che si deve necessariamente estendere anche ad ambienti critici come i servizi igienici, contribuisce ad aumentare i livelli di sicurezza e a migliorare i flussi di lavoro.

Efficienza nei servizi di pulizia uffici grazie alla piattaforma WFM

L’efficienza dei servizi di pulizia uffici di Nazca è garantita e certificata grazie all’utilizzo della piattaforma proprietaria WFM (Work Force Management). Si tratta di un software con il quale viene assicurata piena tracciabilità a ogni azione contenuta nel capitolato, dalla cadenza del cleaning alle zone dell’edificio da pulire, fino agli aggiornamenti contrattuali dovuti a circostanze eccezionali come la normativa sulla sanificazione introdotta a causa del Covid.

WFM, questo l’acronimo di Work Force Management, dispone di un’interfaccia dinamica che traccia ogni singolo stato di avanzamento e permette al Facility Manager, e a ogni attore interessato al processo, di avere accesso alle informazioni desiderate in modo esclusi.

I vantaggi della piattaforma WFM per il servizio di pulizia degli uffici

La piattaforma WFM di Nazca è un paradigma che rivoluziona il modello tradizionale di facility management per varie ragioni, che si traducono tutte in immediati vantaggi operativi. Tra i benefici chiave:

• tutte le parti interagiscono in modo più efficiente e trasparente rispetto alla gestione tradizionale;
• vi è la possibilità di interfacciarsi con sistemi terzi,in modo tale che ogni cliente possa integrarsi al sistema del gruppo Nazca;
• è previsto il monitoraggio di tutti gli SLA (Service Level Agreement) stipulati con l’azienda, dando un riscontro oggettivo e immediato allo stato dell’arte di ciascun servizio di pulizia e, di conseguenza, al rispetto del contratto;
• si accelera lo scambio fra clienti, gestori, fornitori e operatori, abilitando la costante e oggettiva verifica del livello di efficienza da parte dei soggetti interessati;
• si garantisce la totale semplificazione di tutti i controlli in un’unica piattaforma.

I moduli CQS per assicurare la qualità nei servizi di pulizia uffici

In merito alla qualità nei servizi di pulizia uffici, Nazca adotta un modello di controllo di qualità del servizio basato su appositi moduli CQS. I moduli prevedono una scala likert da zero a cinque che il cliente è invitato a compilare periodicamente, manifestando il proprio livello di soddisfazione. I risultati che emergono diventano un’occasione di miglioramento continuo poiché permettono di condurre un’analisi non solo sulla congruità dei servizi di pulizia uffici rispetto a quanto concordato, ma anche su eventuali margini di ottimizzazione ai quali la stessa azienda non aveva posto attenzione in fase di stipula del contratto. La qualità, in tal senso, va di pari passo con il terzo pilastro che appartiene al DNA di Nazca, quello della flessibilità.

La flessibilità di Nazca per affrontare il futuro

Per comprendere come Nazca concepisca l’idea di flessibilità a beneficio delle organizzazioni con cui collabora, è sufficiente pensare a quanto accaduto in occasione della pandemia da Covid-19, quando la normativa italiana varata per contrastare il contagio negli ambienti di lavoro ha introdotto una serie di indicazioni specifiche, dal materiale da utilizzare per i servizi di pulizia uffici ai DPI da indossare. Non solo. La contingenza del lockdown ha imposto un tasso di occupancy degli spazi di cui i servizi di pulizia uffici hanno dovuto tenere conto.

Di conseguenza, Nazca ha riformulato la propria fornitura adattandola alla situazione inedita che si è venuta a creare. Questo ha implicato non soltanto dover rivedere i processi alla luce delle indicazioni tecniche presenti nei provvedimenti ministeriali in materia di sanificazione, ma anche ricalibrare la frequenza e il tipo di interventi. L’emergenza sanitaria ha dunque messo in luce, quale lezione per il futuro, quanto sia sempre più pressante il bisogno di società che, come Nazca, siano in grado di adeguarsi velocemente ai cangianti fabbisogni delle imprese.