Categorie: Facility Management

Il servizio di portierato offerto da società specializzate si divide in tre principali categorie: servizi di sorveglianza e vigilanza, servizi classici a uso degli immobili e legati anche al presidio e quindi i servizi di reception, la categoria maggiormente interessante nel campo del facility management.

Il servizio di portierato può venire infatti inteso come portineria in senso tradizionale, dove c’è un passaggio da presidiare, la reception da gestire, oppure correlato al concetto di accoglienza degli ospiti e dei visitatori. Sembra una suddivisione scontata, ma tecnicamente, se si aggiunge il servizio di vigilanza, diverso per evidenti ragioni, anche normative, dai due precedenti, si ottengono tre distinte realtà con caratteristiche ben diverse tra di loro anche dal punto di vista delle norme giuslavoristiche e che difficilmente possono alternarsi. Ciascuna possiede specifiche diverse ma, in generale, il servizio di portierato efficace offerto sul mercato rispetta almeno quattro regole principali.


1. Servizio di portierato e società specializzata

La reception, rispetto ad altri servizi di portierato, presenta un valore aggiunto superiore. Intanto perché attraverso la reception le aziende si presentano ai visitatori, ne gestiscono l’accoglienza e, in certa misura, forniscono una prima impressione. E per farlo necessitano di skill professionali diverse da quelle necessarie alla gestione di un servizio tradizionale: competenze che una società deputata a formare personale può offrire. Maggiori capacità professionali che vanno di pari passo ad una maggiore professionalità. Va da sé che le abilità di un receptionist spaziano dallo standing alla capacità di accoglienza: qualità che devono essere superiori rispetto a quelle che deve avere un portiere che deve soltanto presidiare la portineria di un palazzo.


2. Portierato e coworking

I grandi spazi di coworking, moderne soluzioni lavorative offerte da imprese che affittano spazi di varie dimensioni ai professionisti, e che includono nell’offerta una serie di locali ad uso comune, oltre che di servizi, che necessitano di un servizio di portierato qualificato, inteso come una reception di alto livello qualitativo.

Quando si tratta di postazioni lavorative che possono essere gestite anche con sedi in paesi diversi, fornendo un servizio di coworking su scala globale in un contesto in forte crescita e mutevole nel tempo, il ruolo del receptionist diventa strategico poiché esprime una vera e propria figura capace di fare da collante tra la domanda e l’offerta degli spazi. Un fattore che risalta nella gestione di sale attrezzate e spazi comuni. In questo caso, ancor più che nella semplice gestione di una portineria aziendale, alla reception è demandato sempre più il ruolo centrale di gestione e di utilizzo degli spazi: una condizione che oggi viene gestita con successo da un servizio di portierato qualificato.


3. Servizio di portierato al top: il know how

Un servizio di reception performato non fornisce alle aziende che ne fanno richiesta soltanto una persona che presidi un desk, ma tutto un know how completo che sta dietro all’attività offerta. In particolare: scrivere i processi e le procedure, occuparsi e fornire tutta la formazione necessaria all’azienda unita alla capacità di gestire la posizione. Un esempio emblematico è il saper gestire le necessità con professionalità senza interrompere la qualità del servizio. È in questo modo che le società di facility management si posizionano con competitività sul mercato, creando un effetto win win, ad esempio, creato fornendo un backup che in caso di mancanza della risorsa titolare sia in grado di sostituirla con una risorsa già formata e preparata che non pregiudichi il servizio offerto.


4. Professionalità, affidabilità e formazione nel servizio di portierato

Una buona selezione della risorsa che si occuperà di gestire una reception, infine, è sinonimo di una organizzazione attenta, capace di garantire, come visto, continuità e professionalità. La migliore gestione del servizio di portierato si ottiene con un referente tecnico che scrive le procedure customizzate per le necessità di ogni singolo cliente. Un aspetto che tutela l’azienda da indesiderati adempimenti burocratici e legali, mantenendo al contempo un elevato standard di affidabilità.

Fra le principali caratteristiche offerte da una società che seleziona e gestisce per conto terzi le risorse che si occuperanno di reception troviamo uno standing adeguato, accompagnato da buona cultura, la conoscenza, tassativa, della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua straniera. Si tratterà di una persona con una formazione continuativa e a cui verrà riconosciuta una retribuzione adeguata alle competenze.


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