- Il servizio di portierato e reception è una componente strategica del facility management e incide su sicurezza, organizzazione e immagine aziendale.
- Portierato, guardiania e vigilanza sono servizi distinti, con ruoli, competenze e ambiti normativi differenti.
- Nei contesti di coworking, lavoro ibrido e smart building, il portierato evolve verso funzioni di coordinamento e gestione dei flussi.
- Un servizio efficace richiede know how organizzativo, procedure strutturate e personale formato.
- Affidabilità, continuità e integrazione con gli altri servizi aziendali sono i principali indicatori di qualità.
Il servizio di portierato per aziende offerto da società specializzate si divide in tre principali categorie: servizi di sorveglianza e vigilanza, servizi classici a uso degli immobili e legati anche al presidio e quindi i servizi di reception, la categoria maggiormente interessante nel campo del facility management.
Il servizio di portierato per aziende può venire infatti inteso come portineria in senso tradizionale, dove c’è un passaggio da presidiare, la reception da gestire, oppure correlato al concetto di accoglienza degli ospiti e dei visitatori.
Sembra una suddivisione scontata, ma tecnicamente, se si aggiunge il servizio di vigilanza, diverso per evidenti ragioni, anche normative, dai due precedenti, si ottengono tre distinte realtà con caratteristiche ben diverse tra di loro anche dal punto di vista delle norme giuslavoristiche e che difficilmente possono alternarsi. Ciascuna possiede specifiche diverse ma, in generale, il servizio di portierato efficace offerto sul mercato rispetta almeno quattro regole principali.
1. Servizio di portierato e società specializzata
La reception, rispetto ad altri servizi di portierato per aziende, presenta un valore aggiunto superiore. Intanto perché attraverso la reception le aziende si presentano ai visitatori, ne gestiscono l’accoglienza e, in certa misura, forniscono una prima impressione. E per farlo necessitano di skill professionali diverse da quelle necessarie alla gestione di un servizio tradizionale: competenze che una società deputata a formare personale può offrire. Maggiori capacità professionali che vanno di pari passo ad una maggiore professionalità.
Va da sé che le abilità di un receptionist spaziano dallo standing alla capacità di accoglienza: qualità che devono essere superiori rispetto a quelle che deve avere un portiere che deve soltanto presidiare la portineria di un palazzo.
2. Portierato e coworking
I grandi spazi di coworking, moderne soluzioni lavorative offerte da imprese che affittano spazi di varie dimensioni ai professionisti, e che includono nell’offerta una serie di locali ad uso comune, oltre che di servizi, che necessitano di un servizio di portierato qualificato, inteso come una reception di alto livello qualitativo.
Quando si tratta di postazioni lavorative che possono essere gestite anche con sedi in paesi diversi, fornendo un servizio di coworking su scala globale in un contesto in forte crescita e mutevole nel tempo, il ruolo del receptionist diventa strategico poiché esprime una vera e propria figura capace di fare da collante tra la domanda e l’offerta degli spazi.
Un fattore che risalta nella gestione di sale attrezzate e spazi comuni. In questo caso, ancor più che nella semplice gestione di una portineria aziendale, alla reception è demandato sempre più il ruolo centrale di gestione e di utilizzo degli spazi: una condizione che oggi viene gestita con successo da un servizio di portierato qualificato.
3. Servizio di portierato al top: il know how
Un servizio di reception performato non fornisce alle aziende che ne fanno richiesta soltanto una persona che presidi un desk, ma tutto un know how completo che sta dietro all’attività offerta. In particolare: scrivere i processi e le procedure, occuparsi e fornire tutta la formazione necessaria all’azienda unita alla capacità di gestire la posizione. Un esempio emblematico è il saper gestire le necessità con professionalità senza interrompere la qualità del servizio.
È in questo modo che le società di facility management si posizionano con competitività sul mercato, creando un effetto win win, ad esempio, creato fornendo un backup che in caso di mancanza della risorsa titolare sia in grado di sostituirla con una risorsa già formata e preparata che non pregiudichi il servizio offerto.
4. Professionalità, affidabilità e formazione nel servizio di portierato
Una buona selezione della risorsa che si occuperà di gestire una reception, infine, è sinonimo di una organizzazione attenta, capace di garantire, come visto, continuità e professionalità. La migliore gestione del servizio di portierato per aziende si ottiene con un referente tecnico che scrive le procedure customizzate per le necessità di ogni singolo cliente. Un aspetto che tutela l’azienda da indesiderati adempimenti burocratici e legali, mantenendo al contempo un elevato standard di affidabilità.
Fra le principali caratteristiche offerte da una società che seleziona e gestisce per conto terzi le risorse che si occuperanno di reception troviamo uno standing adeguato, accompagnato da buona cultura, la conoscenza, tassativa, della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua straniera. Si tratterà di una persona con una formazione continuativa e a cui verrà riconosciuta una retribuzione adeguata alle competenze.
Qual è la differenza tra portierato e guardiania?
Portierato e guardiania vengono spesso confusi, ma rispondono a logiche operative e normative differenti. Il servizio di portierato è orientato principalmente al presidio degli accessi, all’accoglienza e al controllo dei flussi di persone, con un ruolo che integra funzioni organizzative, relazionali e di supporto alla vita quotidiana dell’azienda. La guardiania, invece, ha una finalità più marcatamente legata alla sicurezza passiva degli immobili, al controllo degli spazi e alla prevenzione di intrusioni o anomalie, senza prevedere attività di accoglienza o interazione strutturata con visitatori e personale.
La distinzione non è solo funzionale, ma anche contrattuale e organizzativa. I due servizi prevedono competenze diverse, inquadramenti differenti e, soprattutto, non sono automaticamente intercambiabili. Un portierato efficace richiede capacità comunicative, conoscenza delle procedure aziendali e una presenza che contribuisca all’ordine e alla fruibilità degli spazi, mentre la guardiania risponde a esigenze di presidio più statiche e di controllo.
I vantaggi del servizio di portierato e reception
Un servizio professionale di reception e portierato per le aziende assicura a queste ultime vantaggi concreti da non sottovalutare:
- Controllo e sicurezza: vigilanza continua per prevenire accessi non autorizzati e garantire maggiore sicurezza all'interno dell'edificio;
- Manutenzione e ordine: supervisione sistematica delle condizioni e della pulizia degli ambienti, contribuendo alla manutenzione ordinaria e straordinaria;
- Gestione della corrispondenza: amministrazione confidenziale e professionale di documenti, pacchi e comunicazioni;
- Pronto intervento: capacità di intervenire prontamente in caso di anomalie, guasti o esigenze manutentive, garantendo continuità operativa e comfort.
Quando è obbligatorio un servizio di portierato in un’azienda?
Non esiste una norma generale che imponga a tutte le aziende l’adozione di un servizio di portierato. L’obbligatorietà dipende dal contesto, dalla tipologia di attività svolta e dalle caratteristiche degli spazi. In presenza di flussi significativi di visitatori, di accessi regolamentati, di edifici complessi o di esigenze particolari legate a sicurezza, privacy o continuità operativa, il presidio degli ingressi diventa di fatto una necessità organizzativa.
In molti casi, più che un obbligo formale, il portierato rappresenta una risposta concreta a requisiti di controllo, sicurezza e gestione ordinata degli ambienti. È il caso di sedi direzionali, complessi multiservizio, coworking, strutture aperte al pubblico o aziende che ospitano fornitori e partner in modo continuativo. Qui il servizio di portierato contribuisce a ridurre i rischi operativi e a garantire una gestione più efficiente degli accessi.
Quali certificazioni deve avere un’azienda che fornisce portierato?
Un’azienda che fornisce servizi di portierato qualificati dovrebbe operare all’interno di un sistema organizzato e conforme agli standard di settore. Le certificazioni non rappresentano un mero requisito formale, ma un indicatore della capacità di gestire processi, personale e qualità del servizio in modo strutturato e verificabile.
Tra le più rilevanti rientrano le certificazioni legate alla gestione della qualità e dei processi, come la ISO 9001, e quelle in ambito ambientale, come la ISO 14001, soprattutto quando il servizio si inserisce in un più ampio perimetro di facility management. A queste si affianca il rispetto delle normative contrattuali e giuslavoristiche di riferimento, che tutela sia l’azienda cliente sia il personale impiegato, garantendo continuità e affidabilità del servizio.
I servizi di Nazca
Per sovrintendere al meglio il punto di ingresso di un’azienda e il contatto con gli ospiti, con un importante ritorno d’immagine, Nazca seleziona accuratamente professionisti multilingue dotati di competenze tecniche, organizzative e comunicative di primo livello. Queste figure sono imprescindibili per il coordinamento efficace di reception, servizi di concierge e di portierato per aziende, includendo mansioni di:
- Centralino;
- Segreteria;
- Hostess;
- Servizio accoglienza ospiti;
- Portierato diurno/notturno;
- Guardiania non armata;
- Gestione dei parcheggi;
- Gestione sale riunioni.
In questo modo, Nazca contribuisce in modo significativo al successo operativo e all'immagine aziendale dei clienti, assicurando un servizio di qualità in ogni aspetto del facility management.
