Servizi di reception: soluzioni ad hoc per un alto ritorno d’immagine

La reception è il punto di collegamento tra l’azienda e il mondo esterno e i servizi di reception costituiscono la prima interfaccia per qualificare l’azienda in termini di immagine.

Per Nazca i servizi di reception sono un elemento strategico, non è solo fornire il personale ai propri clienti ma tutta una organizzazione che supporta il servizio e cura la formazione degli addetti. Per questa ragione Nazca seleziona con attenzione il personale che se ne occupa e provvede a una formazione periodica dei suoi professionisti dedicati con un team dedicato. Il personale è selezionato con capacità tecniche, organizzative e relazionali che permettano di coordinare al meglio una reception o un servizio di concierge. Nazca fornisce competenze specifiche affinché il personale sia in grado di svolgere le proprie mansioni in maniera autonoma e responsabile, agevolando il funzionamento dell’intera struttura aziendale in cui si trova ad operare.

I servizi di reception hanno assunto nel tempo un ruolo via via sempre più fondamentale all’interno di una organizzazione aziendale. Il personale che se ne occupa, infatti, costituisce per prima cosa il punto di collegamento tra l’azienda e il mondo esterno. Ma non solo. Il ruolo del receptionist ha acquisito nel tempo anche le competenze necessarie a fornire un coordinamento elevato all’interno dell’organizzazione stessa.

Creare un’immagine dell’azienda positiva dal primo contatto con i servizi di reception

Chi si occupa in concreto dei servizi di reception, come Nazca fa per i propri clienti, sa molto bene che la reception e il centralino rappresentano il primo punto di contatto con il mondo esterno. Questa condizione necessita di una professionalità che esprima innanzitutto competenza, ma al contempo anche professionalità e cortesia elevate.

Il primo impatto, la prima impressione, è infatti basilare per un’azienda che entra in contatto con un’altra. Nazca lo sa bene, in virtù di una lunga esperienza maturata sul campo. E sa che in base alle risposte che un cliente otterrà al suo primo contatto e all’atteggiamento con il quale si sarà posto il receptionist, l’interlocutore si formerà una prima impressione e prenderà forma l’idea dell’azienda con la quale si sta entrando in contatto. Tutto questo dipenderà semplicemente dall’atteggiamento delle persone che si occupano di queste attività. Di come, in altre parole, i servizi di reception riescano ad infondere sempre, dal primo contatto a seguire, la massima professionalità.

Nazca, per accentuare al massimo questa condizione fa sì che i receptionist, sempre assunti direttamente da Nazca, siano sempre gli stessi, sollevando l’azienda da tutta la formazione e dagli adempimenti burocratici, ma assicurando che queste persone creino empatia e fiducia nelle persone che vengono in contatto con l’azienda.

I servizi di reception di Nazca: personale interessato ai bisogni della clientela

Per Nazca i servizi di reception sono soprattutto il biglietto da visita verso il mondo esterno di un’azienda. Da diversi anni Nazca fornisce alle aziende personale che sa svolgere i compiti di reception e centralino in maniera ottimale, sia dal punto di vista delle competenze sia della presenza. Come avviene per altri soft services, Nazca si occupa di tutti gli aspetti, in modo da sgravare il cliente da un’incombenza. Gli addetti alla reception, con Nazca, sono in grado di svolgere perfettamente i compiti di accoglienza e di registrazione di ospiti e visitatori, ma anche la consegna di badge aziendali e di pass per le visite. Oltre che di fornire assistenza e supporto per la prenotazione alla preparazione delle sale riunioni, così come gestire le richieste provenienti dai fornitori.

Anche questo servizio è integrato nella piattaforma Nazca WFM che gestisce e monitora tutte le richieste del cliente verso il personale Nazca. Anche la registrazione ospiti e prenotazioni sale riunioni o altri strumenti aziendali è gestita sulla piattaforma web.

L'approccio di Nazca, in ogni situazione, è quello di assicurare alle aziende sempre professionisti preparati e cortesi. Per farlo ha negli anni messo a punto un servizio di gestione accurato, che si fonda sul concetto che le persone chiamate a svolgere la mansione di receptionist per una determinata azienda siano nel limite del possibile sempre le stesse, con sostituzioni a loro volta minime e anche in questo caso effettuate con personale già conosciuto dall’azienda. Nazca cerca di ridurre al minimo il turnover preoccupandosi che anche i backup di eventuali sostituti siano sempre gli stessi: un’impostazione che per Nazca è volta a rafforzare l’immagine e la serietà dell’azienda cliente.

I coordinatori tecnici di Nazca inoltre garantiscono agli operatori tutto il supporto sia nella fase di start-up del contratto, supportandoli nella redazione delle procedure, che durante il servizio interfacciandosi con il cliente per qualsiasi nuova esigenza e per i controlli periodici sulla qualità del servizio che vengono effettuati congiuntamente con il Cliente.