Flexible office: 3 servizi di Facility Management per l'ufficio flessibile

“Flexible office” è la manifestazione tangibile, il volto concreto dell’evoluzione del paradigma lavorativo. È un ufficio fondato sulla flessibilità e sulla capacità di assecondare dinamicamente le esigenze dei professionisti che ne usufruiscono.

Cosa si intende per flexible office 

L’ufficio flessibile, o flexible office, è l’ufficio che risponde alle esigenze del lavoro moderno e che, al tempo stesso, consente alle imprese di riprogettare e rimodulare rapidamente gli spazi per rendere l’esperienza più ingaggiante e produttiva.  

Nel lavoro moderno, la standardizzazione degli spazi non è adeguata. Le persone hanno esigenze differenti, diverse necessità a livello collaborativo, di interazione e concentrazione durante la giornata, da cui la necessità di realizzare spazi in cui le persone vogliano lavorare, non essendo più obbligate a farlo da un luogo preciso. 

In un flexible office, gli ambienti devono essere ottimizzati per favorire engagement e benessere, conquistando i professionisti che li abitano. La flessibilità riguarda innanzitutto gli spazi: il lavoro moderno è molto meno legato alla presenza fisica rispetto a un tempo, e il Facility Management deve essere in grado di assecondarlo con servizi progettati appositamente su queste nuove esigenze. 

I vantaggi di un ufficio flessibile e moderno 

L’ufficio flessibile deve essere in grado di attrarre le persone, fornendo loro un’esperienza che non possono vivere altrove, casa propria compresa. L’ufficio moderno si basa sui principi dell’Activity Based Working, in cui le varie aree sono progettate e allestite in funzione della specifica attività da svolgere; è inoltre tecnologicamente avanzato, favorisce l’interazione e la diffusione della cultura aziendale.  

I vantaggi di un ufficio flessibile e moderno riguardano quindi sia i dipendenti che le aziende:  

• Produttività. Lavorare in ambienti realizzati ad hoc in funzione di specifiche esigenze migliora la produttività generale; 
• Engagement e benessere. I soft services e la flessibilità insita nel modello di lavoro sviluppano engagement e si traducono, ancora una volta, in produttività; 
• Collaborazione. Gli uffici flessibili vengono progettati per stimolare l’interazione tra le persone e per stimolare una cultura collaborativa;  
• Riduzione dei costi. Il modello flessibile ottimizza lo spazio disponibile in funzione delle presenze, ottenendo anche una razionalizzazione dei costi. In alcuni casi, la minor occupazione rispetto al modello di lavoro precedente permette di attivare nuovi modelli di business, come adibire alcune aree a coworking. 

Come realizzare un ufficio flessibile 

Molte aziende hanno avviato il percorso verso modalità di lavoro smart e ibride, che spesso conduce alla riprogettazione degli spazi di lavoro. All’interrogativo su come realizzare un ufficio flessibile si può rispondere elencando – e spiegando – i suoi 3 principi costitutivi:

1. Adeguamento degli spazi all’engagement 

Una corretta progettazione, le giuste dotazioni (anche tecnologiche) e la capacità di rimodulare rapidamente gli spazi in virtù delle evidenze data driven sono i primi aspetti di cui si deve fare carico il Facility Manager. Nell’era dell’Activity Based Working, gli ambienti vanno infatti ottimizzati per uno scopo: non ci può essere un solo tipo di desk o di sala riunioni, né di arredo o di dotazione tecnologica, bensì tante declinazioni differenti a seconda dell’attività che va svolta. D’altronde, oggi la presenza è meno prevedibile di un tempo, ma i Facility Manager compensano con la disponibilità di dati (primo fra tutti, l’occupancy) a supporto delle loro decisioni. 

In un ambiente di lavoro flessibile, la tipica postazione fissa su cui le aziende si sono basate per decenni, cede il passo a un ambiente dinamico e moderno in cui le persone usufruiscono di risorse condivise previa prenotazione e/o accesso diretto (a tal proposito, si parla di hotelling e di hot desking).  

2. Booking, gestione delle risorse e degli accessi nel flexible office 

Come anticipato, il flexible office si basa sulla condivisione agile delle risorse. Le aziende devono, quindi, dotarsi di sistemi che consentano ai dipendenti di prenotare in modo semplice e immediato, per esempio, desk, sale riunioni, posti auto/mensa. Inoltre, queste soluzioni devono permetterne una gestione puntuale e guidata dai dati, fornendo al management informazioni capaci di influenzare i processi decisionali relativi agli spazi e ai relativi servizi dell’immobile. 

La gestione avanzata degli accessi in azienda, basata su prenotazioni, documentazione digitale e modalità avanzate di check-in/out come i QR Code o l’utilizzo di beacon bluetooth, è un ulteriore servizio tipico di aziende e uffici moderni e flessibili, che si traduce in comodità per il dipendente e per i visitatori, accelera la gestione dei flussi di visitatori ed evita assembramenti rimanendo compliant con le policy in essere e con eventuali evoluzioni future del quadro pandemico. Gli stessi meccanismi smart di check-in e check-out possono essere impiegati per la fruizione di risorse condivise, tra cui i desk e sale riunioni. 

3. Potenziamento dei soft service, a beneficio della persona 

Gli uffici flessibili puntano molto sull’ottimizzazione dell’esperienza che forniscono ai propri dipendenti, sia in un contesto di single che multi tenancy. Potenziare i cosiddetti soft service, con particolare attenzione a quelli che hanno un impatto sul benessere delle persone, favorisce la percezione di un’azienda moderna ed employee-centrica e incrementa la produttività, la collaborazione e, più in generale, l’engagement delle risorse.  

A titolo di esempio, si pensi dunque alla personalizzazione del comfort termico sulla base di apposite survey o dei dati derivanti da sensori IoT; la fornitura di strumenti e dispositivi (tra cui, tool per videoconferenze, piattaforme di comunicazione, display per sale riunioni) atti a migliorare il tasso di collaborazione nell’era del lavoro diffuso; la piena digitalizzazione dei processi di accoglienza in azienda; l’introduzione di attività volte a rafforzare le community interne. Tutto a beneficio della produttività.