Integrated Facility Management: che cosa significa e chi lo preferisce

L’Integrated Facility Management, cioè la gestione integrata delle strutture, è una strategia mirata a ottimizzare la gestione dello spazio fisico di lavoro con quella delle risorse umane e delle attività dell’azienda. Lo scopo è quello di migliorare l’efficienza dell’intera organizzazione e renderla più flessibile e capace di adattarsi ai cambiamenti del mercato. Ecco perché oggi tante imprese si affidano a società di Integrated Facility Management in tempi ordinari ma anche, e soprattutto, in periodi di riorganizzazione aziendale che riguardano digitalizzazione e sostenibilità.

Che cos’è l’Integrated Facility Management

I settori di applicazione dell’Integrated Facility Management riguardano tutti quei servizi non attinenti al no-core business dell’azienda: gestione e manutenzione degli spazi e degli impianti, servizi alle persone, la logistica e la sicurezza. L’Integrated Facility Management unisce la consulenza alla fornitura effettiva di alcuni servizi specifici: ecco perché il primo passo di una strategia in questo ambito è quello di definire insieme gli obiettivi da raggiungere, così da elaborare un piano coerente con le risorse e i tempi a disposizione, monitorando in modo continuo il raggiungimento degli stessi.

Nella gestione integrata sono davvero tanti i servizi di cui ci si può avvalere. Li distinguiamo prevalentemente in soft e hard, ovvero:

• sono definiti soft service quelli che riguardano operazioni di gestione e di manutenzione leggera, come la pulizia e sanificazione degli spazi di lavoro, la reception, la posta e la gestione delle consegne, e la gestione delle aree e delle risorse comuni, la gestione degli archivi e della logistica generale, oltre che attività come la manutenzione delle aree verdi, la gestione dello smaltimento dei rifiuti, il monitoraggio della flotta aziendale;
  
  
• sono considerati hard service quelli strettamente relativi alla manutenzione degli impianti, come quello elettrico, meccanico (caldo freddo), civili e degli impianti speciali: sistemi anti-incendio, impianti elevatori, tornelli, TVCC eccetera. Rientrano in questa categoria anche i servizi legati all’Energy Management e a tutte le fasi – dall’ideazione alla manutenzione – di un servizio di ufficio “chiavi in mano”.

I vantaggi di una strategia di Integrated Facility Management

Le attività necessarie al Facility Management sono dunque tante e molto diverse tra loro: si può avere un unico interlocutore per numerosi ambiti di intervento? La risposta è sì e, ad oggi, l’Integrated Facility Management rappresenta una strada sicura per chi desidera gestire in modo più efficace i propri asset fisici.

Una partner esterno di Integrated Facility Management offre benefici su molteplici aspetti. Innanzitutto perché una società esterna elimina ogni carico aggiuntivo sui dipendenti dell’azienda, lasciandoli liberi di concentrarsi sull’attività vera e propria. Affidandosi a un unico team di esperti sotto un’unica struttura si velocizzano i processi decisionali, consentendo di risparmiare tempo e denaro. Sempre sul fronte economico, l'esternalizzazione della gestione della struttura a un team a contratto riduce significativamente le spese generali per le consulenze e i rimborsi spese.

Per i vantaggi già citati, l’Integrated Facility Management risponde oggi anche alle esigenze di tutte quelle aziende che decidono di puntare sulla sostenibilità, investendo ad esempio sulle energie rinnovabili e sui sistemi di riuso dei rifiuti. L’expertise di un consulente esterno, l’adozione di best practice e l’integrazione di nuovi sistemi digitali ad hoc per il Facility Management comporta ricadute benefiche sull’intera azienda che sta già affrontando un percorso impegnativo. Lo stesso vale anche per le imprese che intendono accelerare il processo di trasformazione digitale. Sia la transizione verde che quella digitale hanno infatti importanti implicazioni strutturali e operative: l’appoggio di un partner esterno e una strategia consapevole di gestione integrata della struttura diventa dunque essenziale.

Tutti vantaggi che consentono all’impresa di abbattere i costi e valorizzare il proprio core business. Diventa chiaro dunque che, per le aziende che vogliono eccellere nel futuro, l’Integrated Facility Management debba giocare un ruolo da protagonista.