Facility manager: chi è e cosa fa

Il Facility Manager è quella figura professionale che si occupa della gestione degli edifici e di tutti quei servizi strumentali a servizio dell’azienda a cui si riferisce. Può essere responsabile indistintamente di uffici, negozi o stabilimenti, gestendone le molteplici utilities che vanno dalle manutenzioni e la sicurezza alle telecomunicazioni, fino ai servizi di pulizia o i servizi mensa.

Cosa fa il Facility Manager

Semplificando ulteriormente, il facility manager è quella figura professionale incaricata di definire i tempi e le modalità della manutenzione delle strutture, coordinando il personale preposto ai servizi e avendo sempre ben presenti i budget di cui dispone.

Tra le varie competenze e mansioni, ciò che spicca su tutte è l’attività organizzativa, gestionale e di controllo, che deve soddisfare i requisiti di efficienza richiesti dall’ambiente di lavoro. Di fatto i servizi di cui si occupa il facility manager sono legati alle infrastrutture fisiche oppure possono essere servizi che migliorano le condizioni del posto di lavoro. Nella prima categoria rientrano la gestione della manutenzione di impianti elettrici, di riscaldamento o antincendio degli edifici. Tra i servizi della seconda categoria troviamo invece i servizi di pulizia, di reception e portierato di un edificio oppure la mensa aziendale per citare i principali.

Le competenze di un facility manager 

Per adempiere al meglio alla sua mansione, il facility manager deve possedere una serie di competenze tecniche e soft skill precise:

• Organizzazione e logistica: eccellenti doti nell'orchestrare risorse e flussi di lavoro; 
• Comunicazione strategica: abilità nel trasmettere chiaramente informazioni a tutti gli stakeholder coinvolti; 
• Leadership operativa: competenza nella supervisione di squadre operative, assicurando che collaborino efficacemente nel mantenimento e nel miglioramento delle infrastrutture e dei servizi; 
• Problem Solving: creatività e prontezza nel trovare soluzioni efficaci; 
• Savoir-faire finanziario: conoscenze approfondite in finanza e controllo economico; 
• Efficienza operativa: abilità nell'analizzare e ottimizzare i flussi operativi legati alla gestione degli spazi e dei servizi, mirando alla qualità con una riduzione dei costi;
• Competenze immobiliari: conoscenze specifiche in real estate e gestione patrimoniale;
• Conoscenza della regolamentazione: consapevolezza delle leggi relative ad ambiente, salute e sicurezza;
• Project Management: abilità nella conduzione di progetti infrastrutturali. 

Come un facility manager gestisce le proprie competenze

Come abbiamo visto, le competenze proprie di un facility manager sono molteplici e inerenti a diversi ambiti, tra cui non manca di certo la propensione al dialogo ed il confronto con il cliente. Ma in concreto, di cosa si occupa chi gestisce le facilities di un condominio o di un grande retail?

Il facility manager deve analizzare le necessità dei propri interlocutori e pianificare la gestione delle risorse a disposizione sia per i servizi legati alle infrastrutture (hard services) sia per quei servizi migliorativi per l’azienda (soft services). Deve poi essere in grado di stabilire una previsione di spesa e la ripartizione dei costi per centro di costo, ma soprattutto definire i piani di manutenzione del cliente, delle sue strutture e degli impianti, decidendone le procedure operative sino al loro “follow up”.

Facility manager e patrimonio immobiliare

C’è poi un aspetto non legato alle manutenzioni o alla gestione dei servizi: si tratta della pianificazione del patrimonio immobiliare, una gestione che, a seconda dei casi, prevede la loro cessione o l’acquisto oppure una conversione d’utilizzo dovuto al mutare delle condizioni.

In tutto questo il facility manager è la figura professionale che gestisce il personale, inteso come le squadre che si occupano degli interventi (elettricisti, muratori, fabbri, imbianchini, etc…), mantiene i rapporti con il cliente e verifica che ogni intervento sia esso straordinario oppure ordinario venga eseguito nei tempi e nel rispetto delle indicazioni.

Massima efficienza al minor costo: le parole chiave di un buon facility manager

Una volta pianificati i servizi ordinari e dopo aver gestito eventuali emergenze attraverso chiamate a servizi straordinari di facilities, il facility manager ha il compito di analizzare i risultati della gestione. Una parte importante del suo lavoro riguarda, infatti, la valutazione degli eventuali scostamenti tra quanto ipotizzato in preventivo e quanto di fatto speso a consuntivo, analizzando la qualità dei servizi offerti e sapendo riconoscere eventuali criticità e sprechi.

L’obiettivo di ogni facility manager è quello di efficientare al massimo l’erogazione dei servizi, risparmiando sui costi, a seconda della tipologia di gestione dell’azienda di facility management a cui fa capo. Può raggiungere l’obiettivo rinegoziando alcuni contratti di fornitura oppure cercando nuove soluzioni, anche tecnologiche, in grado di ottimizzare la spesa senza ledere la qualità del servizio offerto.

Sempre presente nell’attività del Facility Manager è l’attenzione al rispetto delle norme sulla salute e sicurezza sull’ambiente di lavoro (81/08), norme che ad oggi impattano sulle molteplici attività che sono nella gestione del Facility Manager.

L'evoluzione del Facility Manager

Con l’evoluzione del mercato del lavoro si è evoluta anche la figura professionale del facility manager, tanto che oggi il ruolo diventa parte attiva di una nuova cultura della collaborazione, della sostenibilità ambientale, della condivisione di informazioni e delle iniziative di innovazione e ha un coinvolgimento diretto e strategico sul business. Soprattutto, deve avere a che fare con nuove frontiere della gestione delle facilities, quali le dinamiche relative a Energy Management, Risk Management, Data Collection e Data Analytics, Manutenzione Predittiva e Data Monetization.

Come diventare facility manager

Anche per via della varietà delle mansioni di cui si deve occupare, non esiste un percorso formativo ad hoc per diventare facility manager. Tuttavia, chi decide di abbracciare questa carriera deve possedere un buon bagaglio di formazione tecnica, una laurea in Ingegneria Gestionale o Edile oppure in Economia, anche se un elemento importante quanto il percorso di studi è legato all’esperienza. Talvolta il fattore esperienziale su aspetti tecnici ed economici della gestione degli edifici gioca un ruolo decisivo nella scelta del personale.

In altri casi, ciò che può diventare davvero rilevante in una selezione è la specifica competenza nella gestione del retail, oppure di stabili a uso abitativo, oppure ancora di stabilimenti produttivi: una carriera che può iniziare da addetto alle facilities, ruolo nel quale si possono acquisire le prime competenze specifiche per poi raggiungere il ruolo di facility manager.