Workplace Management: 4 opportunità per il Facility Manager

Pur trattandosi di una sfida in piena regola, la modernizzazione dei paradigmi lavorativi offre ai facility manager l’opportunità di rivoluzionare il modo in cui il workplace viene concretamente organizzato e gestito (workplace management). Gli obiettivi finali sono il perfetto sfruttamento degli ambienti aziendali all’interno di contesti di lavoro smart e, al tempo stesso, l’ottimizzazione di quell’employee engagement che porta alle aziende più produttività, creatività e innovazione.  

1. Ottimizzare gli spazi e abbattere le inefficienze 

Qualsiasi modello di lavoro agile implica una riduzione delle presenze in ufficio, fattore che il facility manager può sfruttare come opportunità di saving e di ottimizzazione dell’occupancy.  

È tristemente noto quanto, in era pre-covid, l’occupancy rate degli ambienti lavorativi fosse ben al di sotto del 50%. La trasformazione del modello di lavoro consente ai facility manager più preparati di ridurre gli spazi a disposizione dei dipendenti aumentando al tempo stesso l’occupazione media. In questo modo, le aziende possono risparmiare su molti servizi e ottenere una workforce più vicina, motivata e collaborativa, fattori che si traducono nell’engagement di cui sopra.  

A tal fine, è essenziale adottare un approccio di condivisione di risorse e asset che prima erano rigidamente riservate a gruppi o singoli professionisti. L’esempio più calzante è quello dei desk: l’azienda può monitorare l’occupazione media dei propri ambienti e definire l’esatto numero di postazioni (più una certa tolleranza) da mettere a disposizione della workforce, con tanto di app mobile per prenotarli ed eseguire operazioni di check-in/out una volta in ufficio. In questo caso specifico, il workplace management è quindi affidato ad app e piattaforme digitali, che rendono efficiente l’impiego delle risorse e abbattono gli errori tipici della gestione manuale. 

2. Workplace Management e creazione di valore 

La riduzione degli spazi lavorativi non è soltanto un’opportunità di saving, ma anche di crescita aziendale e di sviluppo di nuovi modelli di business. Le aziende più evolute stanno riprogettando i propri spazi non solo in funzione dell’engagement, ma anche per creare aree di coworking, che da un lato generano nuovi introiti, dall’altro creano opportunità di relazioni professionali virtuose e di interscambio continuo di conoscenza, favorendo l’innovazione, la creatività e l’attrazione dei migliori talenti.  

3. Verso un workspace sostenibile 

Qualsiasi azienda voglia essere attraente per i giovani talenti deve creare un ambiente di lavoro attento alla sostenibilità ambientale.  

Il digitale è il primo abilitatore di pratiche eco-friendly, nonché un fattore essenziale per il workplace management moderno: sensori IoT, strumenti di monitoraggio e digital twin di impianti ed edifici permettono di ridurre i consumi energetici, di bilanciare i servizi agli immobili con le reali esigenze di chi li vive (si pensi al benessere termo igrometrico dei singoli uffici), di evitare sprechi come le manutenzioni non necessarie e di plasmare uffici più green e sostenibili. La stessa riduzione degli spazi inutilizzati e la condivisione delle risorse aziendali vanno in questa direzione e contribuiscono a creare ambienti di lavoro moderni e sostenibili. 

4. Redesign dell’ufficio in funzione dell’engagement 

La riduzione delle presenze impone a molte imprese una revisione più o meno ampia dei propri spazi e, in senso lato, dei patrimoni immobiliari.  

Per i facility manager, si tratta di una sfida importante, ma anche dell’opportunità di modernizzare gli ambienti di lavoro adottando un approccio employee-centrico, che come anticipato si traduce in meno turnover, più produttività e attrazione di talenti. Il redesign comporta non soltanto la creazione di nuovi ambienti e nuove modalità di workplace management abilitate dal digitale (sistemi di check-in/out innovativi, booking di risorse condivise), ma anche la possibile attivazione di nuovi servizi, meglio se indirizzati al benessere e alla produttività individuale.  

Infine, ma non per importanza, l’azienda potrebbe adottare un workplace totalmente decentralizzato, consentendo ai dipendenti di lavorare in diverse sedi e location in funzione della vicinanza geografica alla loro residenza e al tipo di esperienza lavorativa da vivere. In questo caso, la digitalizzazione dell’ambiente di lavoro consente ai facility manager di ottenere un quadro informativo completo sull’impiego di spazi e servizi, così da ottimizzare gli ambienti in funzione della domanda e delle concrete esigenze di chi li vive. Anche in questo caso, il risultato finale è il corretto bilanciamento tra efficienza ed engagement.