Come e perché integrare l'AI nel facility management

Nell’attuale era digitale, l'intelligenza artificiale (AI) emerge come forza trasformativa in grado di rivoluzionare il modo in cui operiamo. Per questo, l’uso dell’AI nel facility management sta trasformando gli approcci degli operatori del settore, rendendo più efficiente la gestione e la manutenzione degli edifici, delle infrastrutture e degli spazi e generando risparmi significativi. Si tratta di un passaggio inevitabile, che si sta rivelando cruciale per affrontare le sfide di mercato attuali.

Integrare l’AI nel facility management: i casi d’uso

L’integrazione dell’AI nel facility management porta notevoli benefici in termini di efficienza e riduzione dei costi: questo alleato supporta infatti l’automazione delle attività ripetitive, riducendo la necessità di intervento manuale e semplificando i processi.

Un primo esempio sono la manutenzione predittiva abilitata dall’AI - che consente di prevenire i guasti, di prolungare la durata delle apparecchiature, e ridurre il numero di ispezioni periodiche non necessarie - e la più facile identificazione delle opportunità di risparmio energetico: in quest’ultimo caso, l’AI è essenziale per ottimizzare l’uso dell'illuminazione o del riscaldamento/raffrescamento degli edifici, in ottica di efficientamento.

Integrare l’AI nel facility management rende poi possibile il miglioramento dei servizi e della loro capacità di rispondere in modo flessibile alle esigenze del business. Chatbot e assistenti virtuali basati su AI, ad esempio, possono gestire in modo ottimale le richieste di assistenza e manutenzione grazie alla capacità di interagire con gli utenti finali, rispondere alle loro domande in modo personalizzato e raccogliere informazioni sulle diverse problematiche, da condividere poi con gli operatori umani.

Un altro caso d’uso è legato all’ottimizzazione della gestione dello spazio. La creazione di modelli di utilizzo aiuta a modificare gli spazi per soddisfare esigenze mutevoli, migliorando sia l’efficienza sia la soddisfazione dei dipendenti – ideale quando si parla di Flexible Office. La pianificazione intelligente dello spazio evita poi sprechi di metri quadri e la progettazione del layout basata sull’AI ha un impatto diretto sul benessere e sulla produttività delle persone. Analizzando le preferenze e i comportamenti individuali, i sistemi AI possono, ad esempio, regolare l’illuminazione, la temperatura e suggerire i tempi e i luoghi migliori per il lavoro o le pause. Infine, gli aggiornamenti in tempo reale sulle condizioni degli edifici, abilitati dall’AI, migliorano la sicurezza e prevengono potenziali pericoli.

Come integrare AI e facility management: 7 step

Prima di procedere all’integrazione dell’AI nel facility management, è necessario essere consapevoli del ruolo strategico svolto da qualità, accuratezza, affidabilità, rappresentatività dei dati che alimentano i modelli AI.

Per ottenere una visione completa e coerente, si dovrà, ad esempio, considerare l’eventuale presenza di sistemi di più fornitori che generano informazioni in formati non sempre compatibili. Inoltre, l’attenzione alla sicurezza dei dati e la compliance normativa in termini di privacy devono essere presenti fin dalla progettazione.

Una roadmap ideale per implementare l’uso di sistemi di intelligenza artificiale all’interno del comparto del facility management può prevedere i seguenti step.

1. Definizione degli obiettivi (come migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi, potenziare i servizi, aumentare la sostenibilità…) e delle loro priorità.
2. Raccolta, preparazione e pulizia dei dati indentificando le fonti rilevanti, quali sensori IoT, sistemi di gestione degli edifici, registri di manutenzione e sistemi di monitoraggio, dati sull'occupazione degli edifici e sul consumo energetico.
3. Selezione degli algoritmi più adatti alle esigenze aziendali: in questo caso è bene considerare sia quelle operative che strategiche, manageriali.
4. Sviluppo e implementazione dei modelli di AI, tenendo conto delle necessità di integrazione con i sistemi esistenti. In questa fase è essenziale la collaborazione fra i team IT e Facility Management.
5. Realizzazione di un test pilota su scala ridotta, in modo valutare l’efficacia dell’utilizzo dell’AI prima di estenderlo a tutta l’organizzazione.
6. Formazione dedicata al personale, così da renderlo pronto a utilizzare i nuovi sistemi.
7. Monitoraggio, aggiornamento e ottimizzazione degli algoritmi usati nei modelli AI, anche sulla base dei feedback dai dipendenti e delle variazioni esterne.

Appare chiaro, dunque, come l’'integrazione dell'intelligenza artificiale nel facility management rappresenti non solo un'evoluzione tecnologica, ma un vero e proprio salto in avanti nei modelli operativi e strategici del settore. Le applicazioni dell'AI, che spaziano dalla manutenzione predittiva all'ottimizzazione energetica, dalla gestione delle richieste di assistenza all'adattamento dinamico degli spazi di lavoro, delineano un futuro in cui la gestione delle infrastrutture e dei servizi è profondamente rinnovata in termini di efficienza, sostenibilità e soddisfazione dell'utente.

Questa trasformazione, tuttavia, richiede un approccio metodico, che tenga conto della qualità e della sicurezza dei dati, nonché della necessità di un'efficace integrazione tra competenze umane e capacità computazionali.