Facility e Property Management: cosa sono e perché integrare i due servizi

Facility e Property Management: cosa sono e perché integrare i due servizi 

Property e facility management: perché conviene integrarli? Gli edifici rappresentano uno degli asset fondamentali di un’azienda. Valorizzarli è importante dal punto di vista funzionale, dell’immagine aziendale e, non ultimo, da quello economico. 

Sotto il profilo finanziario, i costi fissi incidono in maniera pesante sui bilanci. Scegliere il servizio giusto rappresenta, pertanto, una delle prime decisioni fondamentali in grado di determinare il successo di un business. 

Ma una gestione attenta non si limita all’impatto sul conto economico. L’aderenza alle normative non è derogabile. Fatta questa necessaria premessa, passiamo a vedere meglio che cosa sono il property e facility management, e perché conviene integrarli. 

Facility e property management, scopriamo le differenze 

La differenza tra property e facility management dipende da come consideriamo l’edificio. Sotto la definizione di facility management ricade tutto ciò che concerne la gestione dell’edificio inteso come struttura fisica. Pulizia e igiene ambientale, gestione della posta e fattorinaggio, gestione degli archivi e logistica, oltre naturalmente ai servizi di reception. 

Un elenco ampio ma non esaustivo comprende anche la gestione antincendio, la compliance alle normative di sicurezza, i servizi di conduzione e manutenzione degli impianti, la gestione dei rifiuti e quella del verde. Il facility manager, di solito, è un professionista con una precisa formazione tecnica. 

Facility management? No, property management 

Proseguendo nell’analisi delle differenze tra property e facility management, il property management riguarda, invece, tutto quanto concerne l’edificio inteso come proprietà. Si tratta di una sfera di azione che insiste sugli aspetti di natura economico-finanziaria. A mero titolo di esempio, rientrano tra i compiti del property manager l’individuazione della sede opportuna per le attività aziendali, la selezione delle opportunità sul mercato, il controllo dei costi, la due diligence. 

Il property manager si occupa di far rendere al massimo gli immobili, preservandone e aumentandone il valore, nel caso siano di proprietà, o di sottoscrivere i contratti di locazione più vantaggiosi e in linea con il mercato. Ma ricadono in capo a questa figura anche gli interventi urgenti per gestire situazioni impreviste, non ultime quelle che riguardano i rapporti con inquilini e fornitori. 

Inoltre, il property manager è responsabile della gestione finanziaria dell’immobile, controlla il pagamento dei canoni di affitto, invia i solleciti, decide se e quando ricorrere alle vie legali agendo sulla base delle nozioni di diritto immobiliare che deve necessariamente possedere. 

Il ruolo del Facility Manager 

Il Facility Manager è pertanto il regista delle operazioni giornaliere relative alla struttura fisica degli edifici, con una missione chiara: assicurare un ambiente di lavoro funzionale e sicuro. Le sue responsabilità spaziano dalla manutenzione all'efficienza energetica, passando per la sicurezza e la conformità normativa. Il suo operato è fondamentale per: 

• Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione; 
• Gestire il ciclo di vita degli impianti e attrezzature; 
• Monitorare la sostenibilità e le performance energetiche; 
• Assicurare che la struttura risponda alle necessità degli utenti. 

Con una visione olistica, il Facility Manager agisce per minimizzare i rischi e ottimizzare i costi operativi. 

Il ruolo del Property Manager 

Il Property Manager ha il compito di incrementare il valore dell'immobile e garantire la sua redditività. Oltre a curare gli aspetti amministrativi e contrattuali, si concentra su: 

• L'identificazione e acquisizione di immobili adeguati alle esigenze aziendali; 
• La negoziazione e gestione dei contratti di locazione; 
• Il controllo e l’ottimizzazione dei flussi di cassa derivanti dalla gestione immobiliare; 
• La gestione delle relazioni con inquilini e fornitori. 

Essenziale per il suo ruolo è una conoscenza approfondita del mercato immobiliare e delle leggi a esso correlate, nonché competenze in ambito finanziario per assicurare la massimizzazione degli investimenti immobiliari. 

Facility e property management: una linea di confine sottile 

Se la specializzazione è fondamentale, tra property e facility management corre una linea di confine estremamente sottile. Le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria, per esempio, sono semplificate dal ricorso a fornitori conosciuti e affidabili, che devono preferibilmente avere un unico interlocutore. Ma anche l’efficientamento energetico o quello delle reti di telefonia e comunicazione sono territorio di frontiera: se l’impiantistica è competenza del facility manager, la gestione contrattuale ricade in capo al property. Come separare questi aspetti senza complicare (di parecchio, peraltro) le cose? 

Esternalizzare facility e property management 

Data la complessità delle mansioni e le possibili ricadute del property e facility management, molte società scelgono di esternalizzare e affidarsi a professionisti esterni. Un partner che sia in grado di gestire sia la parte ingegneristica che quella di natura contrattuale, amministrativa e di servizio rappresenta l’optimum: stessi standard, stessi fornitori, minori costi legati alla presenza di economie di scala rappresentano solo alcune delle ragioni per cui un provider integrato semplifica la gestione. 

Se il partner dispone di divisioni interne in grado di occuparsi di ogni aspetto si accorcia, inoltre, la catena di controllo, garantendo rapidità ed efficienza maggiori. 

Infine, la presenza di sistemi informatico-tecnologici comuni e in grado di dialogare rappresenta un ulteriore punto di forza di un property e facility management adeguato e in grado di valorizzare gli asset. Per quanto detto sopra, property e facility management integrati rappresentano, ad oggi, una opzione valutata favorevolmente da molte società.