Come scegliere una piattaforma PropTech: i 10 criteri da valutare prima dell'acquisto

Prima di acquistare una piattaforma PropTech, conviene chiedere al fornitore di gestire un’intera richiesta di intervento: dalla segnalazione dell’utente all’assegnazione al tecnico, fino alla verifica della chiusura. Seguire questo percorso aiuta a capire se il sistema risponde ai processi dell’organizzazione e quali passaggi richiedono ancora attività manuali.

PropTech comprende le tecnologie applicate al settore immobiliare, con soluzioni che possono avere funzioni molto diverse. Per un’azienda che deve gestire edifici e servizi, la scelta riguarda soprattutto il coordinamento delle attività, l’accesso alle informazioni e il controllo dei risultati. Il confronto fra le offerte deve quindi partire dalle esigenze di chi utilizzerà la piattaforma e dalle condizioni necessarie per metterla in esercizio.

1. Aderenza ai processi e agli obiettivi dell’organizzazione

Il primo criterio è la corrispondenza fra ciò che la piattaforma permette di fare e i problemi che l’azienda deve risolvere. Coordinare la manutenzione di più sedi richiede strumenti diversi da quelli necessari per gestire le prenotazioni degli spazi o raccogliere le segnalazioni degli occupanti.

Prima del confronto commerciale, occorre descrivere i processi interessati e individuare i risultati attesi. Se l’obiettivo è ridurre i ritardi negli interventi, la dimostrazione deve concentrarsi su assegnazione, priorità e gestione delle scadenze. Una lista di funzionalità acquista significato quando è associata a un’esigenza e a un risultato verificabile.

2. Continuità fra segnalazione, intervento e verifica

Una piattaforma dedicata alla gestione operativa degli edifici va valutata lungo l’intero percorso di una richiesta. Devono essere riconoscibili il soggetto responsabile, l’attività assegnata e le condizioni per considerarla conclusa. Se questi passaggi richiedono scambi esterni al sistema, una parte del coordinamento resta affidata a email e telefonate.

La gestione integrata della manutenzione permette di collegare la segnalazione all’impianto interessato e di conservarne lo storico. Durante la demo è utile verificare anche le eccezioni: un tecnico che deve riassegnare l’attività, un intervento in attesa di un ricambio o una richiesta da riaprire perché il problema persiste.

3. Usabilità per utenti, tecnici e responsabili

La facilità d’uso va verificata con le persone che svolgeranno le diverse attività. Chi segnala un guasto deve poter indicare il problema e seguirne lo stato. Il tecnico ha bisogno delle informazioni sull’impianto e delle istruzioni di intervento; il responsabile deve riconoscere priorità e richieste in ritardo.

Per questo la prova dovrebbe coinvolgere più ruoli, anche attraverso i dispositivi utilizzati sul campo. Un’interfaccia efficace su un computer può risultare scomoda per una squadra che lavora da smartphone. La semplicità dei passaggi quotidiani influisce sull’adozione del sistema e sull’Employee Experience, soprattutto quando la piattaforma serve anche a prenotare spazi o richiedere assistenza.

4. Integrazione con i sistemi già presenti

L’azienda può disporre di un gestionale amministrativo, di sistemi per le prenotazioni o di un Building Management System (BMS), utilizzato per supervisionare e controllare gli impianti. La nuova piattaforma deve essere valutata rispetto alle informazioni che occorre scambiare con questi strumenti.

La verifica riguarda le integrazioni effettivamente supportate, la loro documentazione e i costi di attivazione. La disponibilità di interfacce per lo scambio di dati, o API, va tradotta in un piano: quali informazioni passano fra i sistemi, con quale frequenza e chi interviene se il collegamento si interrompe. Anche la distinzione fra integrazioni già disponibili e sviluppi da realizzare deve risultare nell’offerta.

5. Qualità dei dati e possibilità di recuperarli

Un’anagrafica incompleta degli impianti o codici diversi per lo stesso asset possono compromettere l’utilità della piattaforma fin dall’avvio. Occorre verificare come vengono importati e organizzati i dati esistenti e chi si occupa di correggere duplicati e informazioni mancanti. Una prova su un campione del patrimonio aiuta a riconoscere il lavoro necessario prima della migrazione.

Va chiarita anche la possibilità di esportare informazioni, documenti e storico delle attività. Prima dell’acquisto bisogna conoscere i formati disponibili e verificare che i collegamenti fra edifici, impianti e interventi siano recuperabili. Queste condizioni incidono sulla continuità della gestione se, in futuro, l’azienda decide di cambiare soluzione o fornitore.

6. Indicatori e report utili alle decisioni

La reportistica deve rispondere alle domande di chi gestisce gli immobili. Un riepilogo dei ticket aperti può essere utile al coordinamento quotidiano; per valutare un impianto servono anche le ricorrenze dei guasti, i tempi di indisponibilità e i costi degli interventi.

La scelta dei KPI del Facility Management, cioè degli indicatori di performance, dovrebbe precedere la configurazione dei report. In fase di valutazione conviene chiedere di ricostruire un indicatore fino al dato che lo genera. In questo modo è possibile verificarne il significato, la frequenza di aggiornamento e la possibilità di analizzare gli scostamenti per sede, impianto o servizio.

7. Sicurezza, autorizzazioni e continuità del servizio

Utenti, tecnici e fornitori hanno esigenze di accesso differenti. La piattaforma deve permettere di verificare chi può consultare o modificare le informazioni e come vengono revocate le autorizzazioni. Per i servizi cloud, i Cloud Security Principles del National Cyber Security Centre offrono un riferimento per valutare protezione dei dati, gestione degli accessi e responsabilità del fornitore.

Nel confronto vanno inclusi backup e ripristino, con tempi e responsabilità documentati. La disponibilità del servizio va rapportata all’uso previsto: un’interruzione può incidere diversamente su una richiesta di prenotazione e sul coordinamento di un intervento urgente.

Quando sono trattati dati personali, occorre definire i ruoli di cliente e fornitore e gli obblighi connessi. Le clausole tipo della Commissione europea per i rapporti fra titolare e responsabile del trattamento costituiscono un riferimento per formalizzare gli accordi quando il fornitore opera come responsabile del trattamento.

8. Configurabilità e gestione di più edifici

Le esigenze cambiano con l’apertura di una sede, l’ingresso di un nuovo fornitore o la revisione di un servizio. Per valutare la scalabilità conviene verificare come vengono aggiunti edifici e utenti e come si mantengono criteri comuni di gestione, lasciando spazio alle specificità locali.

Serve inoltre distinguere ciò che un amministratore può configurare autonomamente dagli interventi che richiedono il fornitore. Modificare una categoria di richiesta o un percorso di approvazione può comportare attività molto diverse a seconda della soluzione. La verifica deve includere l’effetto delle personalizzazioni sugli aggiornamenti e sul supporto futuro.

9. Piano di avviamento, formazione e assistenza

L’offerta deve spiegare come si passa dall’acquisto all’utilizzo della piattaforma. Il piano di avviamento dovrebbe assegnare responsabilità per la preparazione dei dati, la configurazione e le prove di accettazione. La formazione va organizzata per ruolo, perché chi gestisce una segnalazione ha necessità diverse da chi controlla un budget.

L’assistenza deve prevedere canali, orari e tempi di risposta coerenti con l’operatività dell’azienda. Occorre chiarire anche chi risolve le questioni che coinvolgono software e organizzazione del servizio. In un modello di Facility Management integrato, questo collegamento riguarda sia il supporto tecnologico sia il coordinamento delle persone che eseguono le attività.

10. Costo complessivo e condizioni contrattuali

Il confronto economico deve comprendere tutte le attività necessarie per usare la soluzione nel periodo considerato. Al canone possono aggiungersi costi di avviamento e migrazione, integrazioni e formazione. Vanno poi chiariti gli eventuali corrispettivi per moduli aggiuntivi, assistenza e aumento del numero di utenti o edifici.

Le condizioni di rinnovo e uscita completano la valutazione. È utile conoscere in anticipo preavviso, modalità di recupero dei dati e costi di transizione. Le offerte vanno confrontate sullo stesso perimetro di servizi e sullo stesso periodo, mettendo in relazione la spesa con benefici misurabili, come il tempo dedicato al coordinamento o la riduzione delle attività manuali.

Come rendere il confronto fra piattaforme verificabile

Una demo preparata dall’azienda permette di applicare i criteri a uno stesso caso. Si può chiedere a ciascun fornitore di gestire una richiesta su un impianto, assegnarla a una squadra, documentare l’intervento e produrre il relativo report. Il percorso deve essere provato con i ruoli che lo utilizzeranno, attraverso dati campione privi di informazioni personali non necessarie.

Al termine, le funzionalità disponibili nella versione proposta vanno distinte da quelle che richiedono configurazioni, integrazioni o sviluppi aggiuntivi. Questa ricostruzione permette di riportare nell’offerta responsabilità e costi verificati durante la dimostrazione e di definire le condizioni per accettare la soluzione al termine dell’avviamento.

L’approccio NAZCA: tecnologia collegata alla gestione dei servizi

In NAZCA sviluppiamo Navis, la piattaforma proprietaria che supporta ticketing, building management e maintenance management. Gli utenti possono inviare segnalazioni e prenotare spazi; chi coordina le attività può assegnare gli interventi, seguirne lo stato e verificare la chiusura. Dashboard e report rendono disponibili informazioni su prestazioni e costi.

La piattaforma è integrata con le nostre squadre operative. Questo collegamento permette di mettere in relazione le richieste di chi utilizza l’edificio con il lavoro di chi ne gestisce i servizi. Per valutare le esigenze della tua organizzazione e il perimetro da digitalizzare, confrontati con un esperto NAZCA.