Come ottimizzare la gestione degli uffici con soluzioni data driven

Anche la gestione uffici ha beneficiato dell’impatto esercitato dall’innovazione tecnologica. Ampliamento dei servizi, miglioramento dei tempi di reazione, raccolta di dati in tempo reale: soluzioni efficaci sono in grado di aumentare la produttività aziendale e liberare risorse che possono essere impiegate in maniera più proficua. Vediamo in che modo la gestione uffici può essere migliorata utilizzando gli strumenti giusti. Un tema qualitativo, ma anche, ovviamente, economico.

Gestione uffici e facility management: il concetto chiave è usare i dati

La gestione uffici è tra i pilastri fondamentali del facility management sia per i proprietari sia per gli affittuari. Essenziale per assicurare che la continuità aziendale sia fluida e priva di contrattempi, una gestione uffici attenta e rapida impatta in maniera decisa anche sui conti dell’impresa, e può fare la differenza. Basti pensare ai costi che derivano da rotture frequenti degli impianti di refrigerazione o delle caldaie, importi che possono lievitare enormemente con l’aumento degli eventi avversi. Ma i fattori sono molteplici: tempi lenti di apertura ticket e un servizio di assistenza non sufficientemente reattivo possono pregiudicare la continuità aziendale, penalizzando, di conseguenza, la produttività. 

Problematiche che, oggi, possono essere studiate e in una certa misura evitate con l’ausilio dei dati. La capacità di programmazione e quella di standardizzare le situazioni sono competenze chiave per il facility manager del futuro, che deve essere in grado di anticipare le necessità piuttosto che intervenire a criticità in corso o, addirittura, dopo l’evento.

I dati sono la base di un processo di gestione uffici virtuoso e in linea con gli standard attuali. Alla raccolta, resa oggi possibile dall’installazione di sensori che comunicano con le centraline in tempo reale, deve seguire anche una fase approfondita di analisi. Il ragionamento vale sia per le multinazionali sia per le piccole e medie imprese.

Insomma, una gestione uffici sempre più data driven consente di ridurre gli sprechi e migliora, di conseguenza, la competitività.

Gestione uffici: con i software giusti affrontarla è più facile

Facciamo qualche esempio. Proviamo a immaginare di gestire una catena di quaranta negozi. Quaranta siti, quindi, su cui effettuare interventi periodici. Ogni immobile ha caratteristiche specifiche, legate a una molteplicità di fattori: dall’età dell’edificio alla collocazione geografica alla presenza (o meno) in zona di servizi di manutenzione rapida e attivi h24. 

Oggi è possibile monitorare costantemente e in maniera automatizzata dove e come l’azienda impiega risorse nel mantenimento di queste strutture e per quali tipologie di impianti tecnologici, e valutare a colpo d’occhio se il budget è speso in maniera efficiente. Dati tecnici, economici e qualitativi devono essere integrati ed elaborati insieme per avere un quadro aggiornato e realistico dell’andamento. 

In quali locali si concentra il maggior numero di interventi? Su quali tipologie di impianto? Sto investendo in maniera adeguata sulla manutenzione preventiva? Che prestazioni ha avuto la singola apparecchiatura? Quanti interventi di riparazione ha subito? È conveniente mantenerla o sarebbe preferibile sostituirla? E quanto tempo ci vuole, in media, per ottenere un preventivo? 

I KPI sono sempre più importanti per il facility manager: per aiutarlo, oggi sono disponibili software dotati di funzioni statistiche avanzate che integrano strumenti pensati per la produzione di report dettagliati a uso e consumo della dirigenza, la quale deve decidere linee di azione e strategie di spesa.

Con i software giusti, da scegliere tra le proposte disponibili sul mercato B2B, è possibile semplificare di molto la quotidianità del professionista. Un assistente virtuale preciso e affidabile consente, ad esempio, di pianificare con largo anticipo tutti gli interventi di pulizia e manutenzione periodica degli impianti: è possibile essere avvisati da notifiche e provvedere per tempo agli interventi su tutto il portafoglio di edifici. La pianificazione comporta, inoltre, un altro, potenziale vantaggio: acquistare pacchetti di servizi all’ingrosso a condizioni vantaggiose.

Gestione uffici: le decisioni devono essere prese in maniera strategica 

Gestire e analizzare dati può essere estremamente complesso nel caso di realtà di grandi dimensioni. Abbiamo visto come i sistemi di automazione degli edifici e i sistemi di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS) possono essere di estremo interesse per il facility manager. Ma, date le implicazioni, per ottenere il massimo è consigliabile studiare i processi con la consulenza di un partner qualificato. Il mercato della gestione uffici offre numerosi player specializzati in grado di fornire supporto ad hoc, tra i quali non mancano attori in grado di abbinare servizi di facility e property management. 

Insomma, se la gestione uffici del prossimo futuro sarà sempre più tecnologica, integrata e data driven, il mercato si sta muovendo di conseguenza: e con intelligenza artificiale, 5G e le competenze giuste a disposizione, il futuro è già qui.