Da Facility Management a PropTech: cosa cambia e come

PropTech: nell’inarrestabile spinta globale della trasformazione digitale, è qui che il real estate trova la sua declinazione più innovativa. Frutto dell’unione linguistica fra “property” e “technology”, in questo termine dal sapore futurista si nasconde infatti la nuova frontiera fatta di soluzioni, tecnologie e strumenti per l’innovazione dei processi, dei prodotti, dei servizi e del mercato immobiliare.  

Un rinnovamento che va ben oltre la semplice facciata. Lo prova il fatto che l’applicazione del modello PropTech non ha solo conseguenze di efficientamento operativo, ma estende la sua influenza, con tanto di strascichi trasformativi, a tutte le angolature del comparto.  

L’attività specificamente incentrata sulla gestione degli spazi e delle strutture, il Facility Management, non è esclusa dal ragionamento. Dalle reti telefoniche e di telecomunicazione alla sicurezza aziendale, dalle manutenzioni alla mensa, sino a commodities e utilities, ogni aspetto relativo alla gestione degli edifici e dei loro impianti e servizi oggi può essere ridisegnato grazie alla tecnologia.  

Considerato che si tratta di funzioni delicate e spesso critiche, che si confrontano con risorse primarie quali l’elettricità, il gas, l’acqua, l’igiene e il cibo con l’obiettivo di creare il miglior ambiente lavorativo possibile alle migliori condizioni economiche, è facile comprendere come una loro ottimizzazione possa rivelarsi estremamente preziosa per il management aziendale. 

La potenza disruptive del PropTech 

Come cambia il Facility Management tradizionale davanti all’impatto con il PropTech? Come ogni altra innovazione ispirata ai modelli 4.0, il PropTech travolge con potenza disruptive tutti i processi lavorativi, tanto che ogni fase del flusso di progettazione, implementazione e controllo tipico del Facility Management subisce una qualche trasformazione.  

Oggi, le nuove tecnologie digitali mettono a disposizione del Facility Manager strumenti e potenzialità fino a qualche tempo fa impensabili, capaci di offrire servizi e soluzioni che rispondono alle necessità degli utenti in modo nuovo: anticipando eventuali problematiche, riducendone i tempi di risoluzione, razionalizzandone le spese, favorendo monitoraggi mirati e consentendo elaborazioni utili a prendere decisioni gestionali più efficienti. Non è difficile immaginare quanto tutto questo possa rivelarsi un’arma fondamentale per un’organizzazione proiettata al successo di business. 

Benefici del PropTech per il Facility Manager 

Quali sono, a livello concreto, i benefici che il PropTech riversa sulle attività del Facility Manager? In altre parole: in che modo trasforma il suo lavoro?  

Le potenzialità del nuovo modello sono innumerevoli. In linea generale, possiamo affermare che le soluzioni PropTech permettono di semplificare il lavoro del Facility Manager da più punti di vista: gli strumenti di data analytics, ad esempio, vengono in aiuto nell’assunzione di particolari decisioni sulla gestione di spazi, servizi e risorse.  

Le tecnologie innovative, inoltre, permettono di semplificare lo svolgimento delle attività grazie a funzioni di monitoraggio costante e centralizzato: un beneficio percepito, in particolare, nel caso di più strutture dislocate in luoghi diversi o di esigenze di controllo remoto delle sedi.  

Il PropTech, poi, consente anche di archiviare informazioni importanti con logica e rigore.  

Dal Facility Management al PropTech: casi concreti 

Qualche esempio concreto di applicazione del modello PropTech al lavoro del Facility Manager può rendere più chiara la dirompenza del nuovo approccio.  

1. Manutenzioni 

In questo ambito, il PropTech consente di rendere più rapidi ed efficienti gli interventi, anche nei piccoli impianti, dando modo ai dipendenti, per esempio, di segnalare i malfunzionamenti tramite smartphone. L’elaborazione dati permette poi al Facility Manager di monitorare il raggiungimento degli obiettivi prefissati e l’operatività dei fornitori. 

2. Policy ESG 

Dal momento che anche il real estate è fortemente influenzato dalle tematiche ESG (Environmental, Social, Governance), il rispetto dei criteri di sostenibilità - soprattutto ambientale - risulta un KPI chiave da tenere sotto controllo. Grazie alle soluzioni PropTech, i Facility Manager (in collaborazione con gli Energy Manager) possono rilevare in modo rapido e preciso i valori ambientali degli edifici, valutare l’efficienza degli impianti e monitorare con costanza i consumi energetici complessivi e le emissioni di CO2. 

3. Servizi innovativi 

Il PropTech permette al Facility Manager di mettere a disposizione servizi digital di nuova concezione. I sensori di presenza, ad esempio, sono utili su più fronti:  

• facilitano la gestione delle prenotazioni di sale riunioni tramite computer o telefono cellulare, segnalando le presenze in sala e gli affollamenti;  

• contano le persone che usufruiscono dei servizi igienici, agevolando le richieste di intervento da parte degli addetti alle pulizie;  
• segnalano la necessità di rifornimento di prodotti o di disinfezione delle aree.  

Il periodo pandemico ha inoltre reso sempre più preziosi gli strumenti PropTech per la gestione degli accessi agli edifici: grazie alla tecnologia è possibile evitare ingorghi alle reception o facilitare gli ingressi con scanner capaci di leggere appositi Qr code ricevuti via mail. 

4. Data Analytics 

Gli strumenti PropTech permettono ai Facility Manager di raccogliere dati in tempo reale da sensori e software: queste informazioni concorrono poi all’elaborazione di report analitici a vantaggio di tutti i KPI importanti per l’azienda. 

5. Smart Building 

In questo ambito, il PropTech è stato - e sarà sempre più - in grado di imprimere un’accelerazione decisiva. Le soluzioni di Internet of Things (IoT), un tempo appannaggio delle sole società immobiliari a causa dei costi proibitivi, oggi sono uno strumento operativo cruciale dei proprietari degli edifici e dei gestori delle strutture, nonché dei Facility Manager. 

Alla base un cambio di mentalità 

Davanti a un tale ventaglio di potenzialità applicative, illudersi che l’applicazione degli strumenti PropTech sia un passaggio banale e immediato sarebbe un errore. Dietro a questi nuovi strumenti tecnologici per il real estate si nasconde, infatti, un importante cambio di mindset: per fare il vero salto di qualità, i professionisti del comparto - Facility Manager in primis - devono imparare ad affidarsi sempre meno alla tradizionale manualità e sempre più alle soluzioni digitali innovative, facendone strumenti utili all’assunzione di decisioni e alla definizione di progetti.  

Solo un’impostazione culturale di questo genere può consentire al PropTech di diventare davvero un mezzo di trasformazione del presente, per dare nuova forma al futuro.